¿Que es el Cash Flow o Flujo de caja? – Cómo funciona para mantener su negocio a flote

El flujo de efectivo es un cálculo esencial para entender la cantidad de dinero que entra y sale de un negocio o finanzas personales, y aunque puede ser complejo debido a inversiones en investigación, bienes raíces o equipos, es crucial para evaluar la salud financiera general; este artículo explicará su aplicación, términos clave, cálculos y cómo interpretar un estado de flujo de efectivo.

¿Qué es el flujo de caja o cash flow?

El flujo de efectivo o flujo de caja o cash flow es la cantidad total de dinero que entra y sale de un negocio. Para las pequeñas empresas, se puede calcular con cierta facilidad utilizando un balance básico para restar los gastos de los ingresos, lo que le dará ganancias. Para las empresas más grandes con actividades de financiamiento complejas, una gran cantidad de efectivo proveniente de diferentes empresas comerciales y una gran cantidad de capital de trabajo, puede ser increíblemente complejo calcularlo y requerir un equipo de analistas financieros para resolverlo.

Este concepto no es solo para empresas. También puede ser un término para las finanzas personales, y simplemente se refiere a cuánto dinero se está gastando frente a cuánto dinero se está ganando.

  • El efectivo proviene de los clientes que compran sus productos o servicios. Si los clientes no pagan en el momento de la compra, parte del cash flow procede de los cobros de las cuentas por cobrar.
  • El efectivo sale de la empresa en forma de pagos de gastos, como el alquiler o la hipoteca, en los pagos mensuales de préstamos y en los pagos de impuestos y otras cuentas por pagar.

Dinero en efectivo vs. Dinero real

Para algunos negocios, como los restaurantes y algunos minoristas, el efectivo es realmente efectivo: moneda y papel moneda. El negocio recibe efectivo de los clientes y a veces paga sus facturas en efectivo. Los negocios de dinero en efectivo tienen un problema especial con el seguimiento del cash flow, sobre todo porque pueden no hacer un seguimiento de los ingresos a menos que haya facturas u otros papeles.

Piensa en el «cash flow» como una imagen de la cuenta corriente de tu empresa a lo largo del tiempo. Si entra más dinero del que sale, está en una situación de «flujo de caja positivo» y tiene suficiente para pagar sus facturas. Si sale más dinero del que entra, corre el riesgo de estar en descubierto y tendrá que encontrar dinero para cubrir sus descubiertos.

Cash Flow/Flujo de caja positivo vs. negativo

El flujo de efectivo se calcula observando el dinero que entra y el dinero que sale, o el flujo de efectivo positivo y negativo. A veces esto se llama entrada y salida de efectivo.

Los gastos de marketing, el dinero gastado en actividades operativas, las pérdidas de inversión y las actividades de financiamiento, todos cuentan para la salida de efectivo. La entrada de efectivo generalmente proviene de las ventas, pero también puede provenir de licencias, asociaciones, ganancias de inversión o cualquier otra fuente de ingresos.

Obviamente, las empresas saludables tienden a tener un número positivo general. Un número negativo está bien para un período contable a corto plazo e incluso puede estar bien durante un largo período de tiempo, especialmente para una empresa en crecimiento o que busca expandirse rápidamente e innovar. Sin embargo, eventualmente, las empresas deberán comenzar a generar ingresos y mantener un cash flow positivo.

¿Qué es el flujo de efectivo para negocios vs. finanzas personales?

Este término se puede aplicar tanto a las empresas como a las finanzas personales. Para los propietarios de pequeñas empresas, un análisis de cash flow les permite ver todo el dinero que entra y sale de un negocio, ya sea en costos de empleo, inversión, gastos de capital o dinero que ingresa a sus cuentas por cobrar.

En finanzas personales, este análisis se puede aplicar para calcular los gastos mensuales frente a los ingresos y para asegurarse de que está viviendo un estilo de vida saludable. Si tiene múltiples fuentes de ingresos de ajetreos secundarios, realizar un análisis puede ayudarlo a calcular cuánto deberá en impuestos sobre la renta al final del año.

Ya sea en finanzas comerciales o personales, una línea de crédito puede funcionar como una forma de financiamiento si no tiene suficiente efectivo. Para las personas, eso es tan simple como poner un cargo en una tarjeta de crédito en lugar de retirarla de su cuenta bancaria. Pero como siempre, tomar crédito aumenta sus obligaciones financieras y puede afectar el cash flow futuro.

Glosario de términos

Qué es el flujo de caja: o cash flow
Flujo de efectivo, también conocido como Cash flow

Antes de sumergirnos en la realización de cálculos y la creación de declaraciones para una empresa, debemos observar algunos términos que rodean estas declaraciones y definirlas.

1. Flujo de caja operativo

El flujo de efectivo operativo es la cantidad de efectivo que una empresa genera en sus operaciones normales. Este es el dinero que ingresa frente al dinero gastado en gastos operativos, como el pago de los empleados, la electricidad para mantener abierta una tienda u oficina, etc.

Las empresas que sobreviven tienen un número positivo ellae.

2. Gastos de capital

El gasto de capital es dinero que gasta una empresa para obtener o mantener activos fijos, es decir, cosas que requieren una gran inversión inicial pero que luego no requerirán más dinero para mantenerse. Piensa: terrenos, computadoras, maquinaria, edificios de oficinas, etc. Incluso si las empresas tienen un flujo de caja operativo positivo, es posible que necesiten sacar una línea de crédito para obtener el dinero que necesitan para los gastos de capital.

3. Flujo de caja libre

El flujo de efectivo o cash flow libre es la cantidad de efectivo que es «gratis» para que una empresa lo gaste como mejor le parezca. Se calcula tomando el flujo de caja operativo y restando los gastos de capital. Entonces, incluso si una empresa gana $ 10 millones al año en ganancias netas, si tiene $ 5 millones atados en gastos de capital, su flujo de efectivo libre es de $ 5 millones. Este es dinero que se puede reinvertir en el negocio o ahorrar como ganancia para un día lluvioso.

4. Saldo de efectivo

El saldo de efectivo es la cantidad de dinero en una cuenta disponible. Si una empresa tiene un mal trimestre, pero ha sido ahorrativa y tiene un gran saldo de efectivo, puede sobrevivir a una recesión.

5. Equivalentes de efectivo

Los equivalentes de efectivo son artículos que no son efectivos y que se pueden convertir rápidamente en dinero gastable. Vender una gran cantidad de tierra lleva tiempo, pero el efectivo y los equivalentes de efectivo son activos que se pueden gastar, o convertir en efectivo gastable, rápidamente.

Cómo calcular el flujo de caja o cash flow

Qué es el flujo de efectivo: un hombre en el teléfono mira la pantalla de una computadora

En finanzas personales, estos cálculos no requieren un análisis financiero complicado. Miras lo que gastas, lo comparas con lo que haces, agregas ahorros o restas cualquier pago recurrente del préstamo, y lo has descubierto. Hay plantillas para ayudarte a hacerlo en Microsoft Excel y Google Sheets.

Dependiendo del tamaño de un negocio, hacer los cálculos de una empresa puede ser un trabajo para todo un equipo de contadores y analistas financieros. Pero estos cálculos pueden ayudar a determinar el margen de beneficio de una empresa al calcular la cantidad de efectivo real (o cantidad neta) que ingresa a un negocio en un análisis de cash flow neto. Este análisis puede observar un período de tiempo (trimestre fiscal, año, década) y calcular un saldo de cierre para ese período. Tendrá en cuenta los activos corrientes, la I + D, las complicaciones financieras y más.

La forma básica de calcular este número para una empresa es tomar sus ingresos netos (ingresos menos gastos operativos) durante un período de tiempo. Para las pequeñas empresas, puede ser así de simple. Para las empresas más grandes, es probable que deba crear un estado de cuenta completo para calcular con mayor precisión el flujo de efectivo o cash flow de su negocio.

¿Qué es un estado de flujo de efectivo?

Un estado de flujo de efectivo analiza todas sus actividades comerciales para calcular un total. En pocas palabras, esta declaración muestra cuánto efectivo tiene su negocio.

Pero nuevamente, dependiendo del tamaño del negocio, estas declaraciones pueden variar enormemente en complejidad. El estado de flujo de efectivo o cash flow de una empresa seguirá los principios de contabilidad generalmente aceptados y puede ser tan simple como los ingresos frente a los gastos. Pero para muchos, estas declaraciones tendrán en cuenta varias cosas en varias secciones diferentes: flujo de efectivo de las actividades operativas, de las actividades de inversión y de las actividades de financiamiento.

a. Actividades operativas

La sección de flujo de efectivo o cash flow de las operaciones (o flujo de efectivo de las actividades operativas) de su estado de cuenta analizará la principal parte generadora de ingresos de un negocio. Echará un vistazo a la cuenta de resultados y al balance para ver cuánto dinero se está moviendo dentro o fuera del negocio. El efectivo y los equivalentes de efectivo generalmente se enumerarán en esta sección.

b. Actividades de inversión

Esta sección de la declaración analizará los activos a largo plazo y otras inversiones importantes que una empresa ha realizado. La investigación y el desarrollo, los planes de inversión a largo plazo y otros activos no corrientes se enumerarán aquí.

c. Actividades de financiación

Esta sección analizará los flujos de efectivo o cash flow que afectarán a los bonos, acciones o dividendos relacionados con la empresa. Básicamente, esta sección considera cómo el dinero que una empresa está ganando afectará a aquellos que están ayudando a financiarlo, en cualquier forma que pueda tomar.

Tener estas tres secciones le brinda una comprensión más completa de las finanzas de una empresa. Si bien sería más simple si pudiera ejecutar una ecuación y solo obtener un número, debe tener en cuenta varias cosas al comprender las finanzas de la mayoría de las empresas.

Por qué es tan importante el cash flow

La falta de liquidez es una de las principales razones por las que fracasan las pequeñas empresas.

La Administración de la Pequeña Empresa afirma que las «reservas de efectivo inadecuadas» son una de las principales razones por las que las nuevas empresas no tienen éxito. Es lo que se llama «quedarse sin dinero», y le hará cerrar más rápido que cualquier otra cosa.5

Empezar un negocio: Los problemas de liquidez son más difíciles de resolver cuando se inicia un negocio. Tienes muchos gastos y el dinero se va rápidamente. Además, es posible que no tenga ventas ni clientes que le paguen. Necesitarás otras fuentes temporales de efectivo, como una línea de crédito temporal, para ponerte en marcha y llegar a una situación de flujo de caja positivo.

Los primeros seis meses de un negocio son un momento crucial para el flujo de caja. Si no tienes suficiente dinero en efectivo para pasar este periodo, tus posibilidades de éxito no son buenas. Los proveedores no suelen conceder créditos a las nuevas empresas y los clientes pueden querer pagar a crédito, lo que supone una «crisis de liquidez» a la que hay que hacer frente.

Al estimar sus necesidades de flujo de caja (cash flow o flujo de efectivo) para la puesta en marcha, incluya los gastos de manutención personales que tendrán que salir de la empresa. Cuanto menos tenga que sacar de su negocio para gastos personales, más podrá dedicar a su empresa durante el tiempo crucial de la puesta en marcha.

Negocios estacionales: El flujo de caja o cash flow es especialmente importante para los negocios estacionales, es decir, aquellos que tienen una gran fluctuación de negocio en diferentes épocas del año, como los negocios de vacaciones y los de verano. La gestión de la tesorería en este tipo de negocios es complicada, pero se puede hacer, con diligencia.7

Caja frente a beneficios: Es posible que tu negocio obtenga beneficios, pero no tenga efectivo. ¿Cómo puede ocurrir esto? La respuesta corta es que el beneficio es un concepto contable, mientras que el efectivo, como se ha señalado anteriormente, es la cantidad en la cuenta corriente del negocio. Los beneficios no pagan las facturas. Puedes tener activos, como cuentas por cobrar (dinero que te deben los clientes), pero si no puedes cobrar lo que te deben, no tendrás efectivo.

Consejos para gestionar su liquidez

He aquí algunas formas de gestionar mejor su cash flow para evitar una emergencia de tesorería:

Controle el inventario. Tener un exceso de inventario inmoviliza la tesorería. Lleve un registro del inventario para poder estimar mejor sus necesidades.

Cobrar las cuentas por cobrar. Establezca un calendario de cobros, utilizando como guía un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar. Haga un seguimiento de los impagados.

Termine con las relaciones no rentables. Decida cuándo es el momento de terminar una relación con alguien que nunca paga.

Utilización de un informe de liquidez

La mejor manera de controlar el flujo de caja de su empresa es realizar un informe de flujo de caja/cash flow. Este informe muestra el efectivo recibido y el efectivo pagado para mostrar la posición de efectivo de su negocio al final de cada mes.8

Por ejemplo:

  • ¿Qué ocurre con el dinero en efectivo si un cliente paga una factura?
  • ¿Qué ocurre con el dinero en efectivo si su empresa compra suministros?
  • ¿Qué pasa con el dinero en efectivo si compras un ordenador?
  • ¿Qué ocurre con el dinero en efectivo si pagas a un empleado o a un contratista independiente?

A veces, es necesario hacer un seguimiento del flujo de caja o cash flow semanalmente, o incluso diariamente. Para profundizar en este consejo:

  • Al final de este mes, mira el total de tus ventas.
  • Suma las compras que has hecho y que aún tienes que pagar.
  • La diferencia es lo que tendrás que aportar como ingresos para estar en equilibrio.

Si esta escasez de efectivo mensual se prolonga durante varios meses, el retraso será cada vez mayor.

Comprender el flujo de caja en las pequeñas empresas

El flujo de efectivo es un concepto simple, cuánto dinero entra o sale de un negocio, que puede tomar formas muy complejas. Dependiendo del tamaño de la empresa, y de la composición de sus tenencias y oportunidades de ingresos, puede tomar un pequeño ejército de contadores para averiguar cuál es este número.

Para la mayoría de las pequeñas empresas, sin embargo, estos cálculos son mucho más simples. Y comprender cómo funciona el flujo de efectivo y cómo calcularlo puede brindarle una mejor comprensión general de la salud y la viabilidad a largo plazo de su negocio.

Ahora aprende que es un Cash Out en los Negocios.