¿Qué es un plan de dotación de personal y cómo se crea?
Antes de embarcarse en la creación de un nuevo puesto, expandir su equipo de trabajo o llevar a cabo una nueva contratación, es crucial desarrollar un plan de dotación de personal. Este paso no solo asegura que se cubran todos los aspectos esenciales dentro del departamento de Recursos Humanos, sino que también alinea a los distintos departamentos involucrados, permitiendo una colaboración efectiva en la selección de los candidatos más idóneos para la organización. Con una plantilla completa en marcha, su empresa dispondrá de una base sólida para gestionar todas las necesidades y datos relacionados con el personal en los años venideros.
Definición de un plan de dotación de personal
Un plan de dotación de personal es una serie de pasos que se llevan a cabo para confirmar que una organización tiene determinadas dos cosas muy importantes:
- el número exacto de funciones y puestos dentro de la empresa y
- trabajadores con las habilidades adecuadas para ocupar esos puestos.
Dependiendo de las necesidades y el tamaño de la empresa, los empleados se agruparán por clasificación y/o departamento.
Dado que los planes de dotación de personal están pensados para adaptarse a cada organización específica y los diseña el departamento de Recursos Humanos en colaboración con otros departamentos pertinentes, los detalles pueden variar de un plan a otro. Dicho esto, todos los planes deben configurarse de manera que permitan consultar las cifras rápidamente, un aspecto que puede ayudar a que las decisiones que se toman en torno a la contratación, el desarrollo y la financiación sean rápidas y fluidas.
Cómo crear un plan de personal
Ahora que ya sabe qué es un plan de dotación de personal, es hora de analizar cómo se crea. A continuación, se indican algunos de los pasos necesarios que se deben seguir al crear todos los planes de dotación de personal:
1. Generar descripciones de puestos completas y listas de requisitos
La mayoría de las veces, las descripciones de puestos y sus listas de requisitos las escriben los gerentes de recursos humanos, pero al crear uno nuevo, la tarea solo debe comenzar de una manera: manteniendo una conversación con el gerente correspondiente del puesto. Por ejemplo, si el gerente de recursos humanos está creando un plan de personal que incluye un asistente de almacén, debe dirigirse al gerente de almacén. antes Se ponen a escribir.
Es una conversación sencilla que permite a Recursos Humanos conocer mejor las tareas exactas que realizará el empleado del almacén a diario. También le permitirá conocer su lista de requisitos, que debe incluir estos detalles:
- Se requiere experiencia previa mínima
- Historia de la Educación
- historial laboral previo
- certificaciones y licencias necesarias
Este paso también le dará al gerente de RR.HH. una idea de cómo este puesto podría relacionarse con otros en la empresa, lo que les ofrece una visión más cercana de lo que ese departamento más necesita.
2. Realice una evaluación actualizada de los empleados actuales
En muchas situaciones, el candidato perfecto para el puesto es aquel que ya está trabajando para la empresa. Para retomar el ejemplo anterior del auxiliar de almacén, supongamos que un gerente de recursos humanos está creando un plan de personal para cubrir el puesto de un nuevo jefe de turno. Como la operación ya cuenta con docenas de auxiliares de almacén que trabajan duro y fichan todos los días, puede ser más inteligente (y más) económico – contratar desde dentro. (Y gracias a empresas de la economia colaborativa como Taskrabbit o Wonolo,no tendrás que preocuparte por ningún turno que quede libre debido a una promoción).
Dependiendo de la cultura de la empresa, esta propuesta podría ser hecha por un montón de personas diferentes y por un montón de razones diferentes. Tal vez el gerente del almacén ya haya elegido a un favorito. Tal vez el departamento de contabilidad haya recortado el presupuesto, por lo que el departamento de recursos humanos decide contratar a un empleado establecido para evitar costosas necesidades de incorporación y capacitación.
Cualquiera que sea el factor desencadenante, las partes responsables deben hacer todo lo posible para crear una evaluación imparcial de todos los empleados actuales cuyas habilidades se adecúan al puesto. Esto se puede hacer observando, manteniendo conversaciones con los gerentes u otros empleados y examinando la productividad registrada del candidato interno.
3. Analizar la facturación y las tendencias del negocio
Dado que los planes de personal están pensados para servir como proyectos continuos, es importante que se amplíen y modifiquen constantemente para que reflejen mejor lo que sucede en la empresa y en el mercado.
Una forma de hacerlo es calcular las tendencias de rotación de personal de la empresa. Esto ayudará a Recursos Humanos a planificar los altibajos en la dotación de personal que, de otro modo, tomarían al departamento desprevenido durante los picos orgánicos.
Además de las tendencias de rotación de personal, el departamento también debe adoptar un enfoque holístico de las tendencias empresariales. Esto puede considerarse tanto interno como externo. En el caso interno, los gerentes estudian los cambios en los regímenes diarios de los empleados, como los cambios de turno y las reducciones de personal. En cuanto a lo externo, se deben sopesar cuestiones como las fusiones, las adquisiciones y la legislación.
4. Diseñar planes alternativos de dotación de personal
Todas las empresas son diferentes, pero la mayoría están conectadas por un hilo conductor muy común: la necesidad de más trabajadores cualificados durante los picos de actividad. En la actualidad, cada vez más empresas mantienen sus presupuestos bajos mediante la integración de un sistema de dotación de personal a demanda, como Wonolo.
Al trabajar en esta fase, se deben incluir todos los cargos, descripciones y consideraciones presupuestarias anteriores. También es útil tener una cantidad estimada de empleados a demanda que pueden ser necesarios durante ciertas épocas del año. La mejor parte de utilizar personal a demanda es la flexibilidad, pero cuando las empresas contratistas son plenamente conscientes de sus necesidades, el proceso se puede implementar (y replicar) de la manera más fluida posible.
