Qué es un proyecto, para que sirven y cuales son sus partes

No hay mejor manera de hacer las cosas que mediante la realización de un proyecto. La mejor manera de conseguir un gran objetivo es dividirlo en trozos más pequeños y manejables. Además, podemos adquirir conocimientos y experiencia trabajando en un proyecto.

Naturalmente, los proyectos no siempre tienen el éxito esperado. Sin embargo, incluso cuando las cosas no salen como se planean, se pueden aprender lecciones que nos ayudarán a largo plazo. Al final, los proyectos pueden ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos y a crecer como personas. Sigue leyendo para conocer lo que son los proyectos y como usarlos efectivamente.

¿Que es un proyecto?

Un proyecto se define como un «esfuerzo temporal con un principio y un fin y debe ser usado para crear un producto, servicio o resultado único«. Además, se elabora progresivamente. Lo que esta definición de proyecto significa es que los proyectos son aquellas actividades que no pueden continuar indefinidamente y deben tener un propósito definido.

Un proyecto es una actividad para cumplir con la creación de un producto o servicio único y, por lo tanto, las actividades que se realizan para llevar a cabo actividades rutinarias no pueden considerarse proyectos. Por ejemplo, si el proyecto tiene menos de tres meses de duración y en él trabajan menos de 20 personas, es posible que no esté trabajando en lo que se denomina un proyecto según la definición del término.

Hay que recordar que el término «temporal» no se aplica al resultado o servicio que genera el proyecto. El proyecto puede ser finito pero no el resultado. Por ejemplo, un proyecto de construcción de un monumento sería de duración fija mientras que el resultado que es el monumento puede ser de duración indefinida en el tiempo.

¿Para que sirven los proyectos?

Un proyecto es una actividad para crear algo único. Por supuesto, muchos de los edificios de oficinas que se construyen son similares en muchos aspectos, pero cada instalación individual es única a su manera.

Finalmente, un proyecto debe ser elaborado progresivamente. Esto significa que el proyecto avanza por pasos y continúa por incrementos. Esto también significa que la definición del proyecto se refina en cada paso y, en última instancia, se enuncia el propósito del progreso. Esto significa que primero se define un proyecto inicialmente y luego, a medida que el proyecto avanza, se revisa la definición y se añade más claridad al alcance del proyecto, así como a los supuestos subyacentes sobre el proyecto.

¿Que partes componen un proyecto y cuales son sus propósitos?

Las fases de un proyecto constituyen el ciclo de vida del proyecto. Es conveniente que los administradores del proyecto lo dividan en fases para fines de control y seguimiento. Cada hito de cada fase se elabora y se rastrea para su finalización. Las fases básicas de un proyecto dependen del tipo de proyecto que se esté llevando a cabo. Por ejemplo, un proyecto de programas informáticos puede tener fases de requisito, diseño, construcción, ensayo y ejecución, mientras que un proyecto de construcción de un metro o un edificio puede tener nombres diferentes para cada fase.

Así pues, la denominación de las fases de un proyecto depende del tipo de productos que se pretende obtener en cada fase. A efectos de definición, las fases pueden dividirse en carta inicial, declaración de alcance, plan, línea de base, avance, aceptación, aprobación y entrega. Esta clasificación se hace de acuerdo con el PMBOK.

Así pues, las fases de un proyecto están estrechamente correlacionadas con las del ciclo del proyecto.

El propósito de cada fase del proyecto es un conjunto de entregables que se acuerdan antes de que el proyecto comience. Por ejemplo, en un proyecto de software, la fase de requerimiento necesita generar los documentos de requerimiento, la fase de diseño el documento de diseño, etc. La fase de construcción de un proyecto entrega el código completo, mientras que la fase de prueba se refiere a la comprobación completa de los entregables.

Cada fase del proyecto se asocia con un determinado hito y el conjunto de entregables que se espera que cada fase entregue se rastrea entonces para su cumplimiento y cierre. El ciclo de vida del proyecto consiste en el inicio, la ejecución, el control y el cierre de los procesos del marco, tal como se describe en el PMBOK. Cada uno de estos procesos es necesario para asegurar que el proyecto se mantenga en marcha y se complete de acuerdo con las especificaciones.

¿Quién o qué es un gestor de proyectos?

Los gestores de proyectos desempeñan un papel fundamental en la capacidad de una organización para prosperar, aprender y adaptarse porque están bien organizados, motivados y centrados en la consecución de objetivos específicos. Un buen gestor de proyectos es capaz de mantener la calma en situaciones de alto riesgo y se desenvuelve bien en circunstancias de gran variedad y complejidad. Son expertos en cambiar su enfoque de la visión general a los puntos más sutiles y matizados de un proyecto, según sea necesario.

Cualquier miembro de la organización, incluido el personal, la dirección, los contratistas o los consultores externos, puede asumir el papel de gestor de proyectos. Están presentes en todos los sectores económicos. La trayectoria profesional de un gestor de proyectos puede llevarle a desempeñar funciones de gestor de programas (que supervisa un conjunto de proyectos conectados) o de gestor de carteras (responsable de la selección, priorización y alineación de proyectos y programas con la estrategia de la empresa).

Como convertirte en un gestor de proyectos

Antes de lanzarse de cabeza, debe averiguar si la gestión de proyectos es el camino correcto para usted. Aprenda de las experiencias de otros gestores de proyectos leyendo sus relatos, poniéndose en contacto con ellos para hacerles preguntas o incluso haciendo prácticas en el sector. Además, hay algunos cursos básicos disponibles en línea para darte una idea de lo que ofrece este campo. Las tareas y los proyectos de estas clases están pensados para poner a prueba tu competencia en esta área de los negocios.

Puedes encontrar cursos de gestión de proyectos en línea en lugares como edX, Alison, Coursera, Simplilearn y Udemy, por nombrar algunos.

El mejor software para planificar y hacer un seguimiento de los proyectos

Hemos analizado con gran detalle los programas de gestión de proyectos y herramientas de seguimiento más populares. Hemos elaborado una lista de los 12 mejores programas disponibles para la gestión de proyectos. Deberías mirar estos primero porque tienen mucho a su favor en términos de características, facilidad de uso y fiabilidad, y también obtienen altas calificaciones de los clientes reales.

1. Paymo

Paymo es el mejor software de planificación de proyectos con funciones de seguimiento del tiempo y facturación. Por lo tanto, puede utilizar una sola herramienta para gestionar un proyecto desde el plan inicial hasta el cobro.

2. Wrike

Wrike es una herramienta de gestión de proyectos para equipos creativos con funciones de comprobación.

3. Basecamp

Basecamp es una herramienta que elimina la necesidad de un software de comunicación intermedio.

4. Activecollab

ActiveCollab es una herramienta de gestión de proyectos que hace un poco de todo.

5. Zoho Projects

Zoho Projects es una herramienta de gestión de proyectos para grandes compañías y empresas.

6. Freedcamp

Freedcamp es uno de los software de planificación de proyectos más baratos, adecuado para individuos y equipos pequeños.

7. Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos para equipos no técnicos. Lee nuestra guía sobre Asana.

Lee también: Asana vs Trello

8. Podio

Podio es una herramienta de manejo de proyectos con características de CRM, más adecuada para equipos con múltiples clientes.

9. Smartsheet

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos para aquellos que les gusta la gestión de proyectos al estilo de Excel.

10. Airtable

Airtable es una herramienta de gestión de proyectos para los que les gusta trabajar con tablas.

11. Teamwork

Teamwork es una de las herramientas de gestión de proyectos más exhaustivas que existen.

12. Monday.com

Su herramienta de gestión de proyectos que cuenta con una experiencia de colaboración muy visual. Si Monday.com no te mola, lee las mejores 12 alternativas a Monday.

13. GanttPRO

El software de gestión de proyectos GanttPRO es accesible para cualquier empresa, y sus funciones pueden dominarse en menos de 7 minutos. En consecuencia, no es difícil de entender. Lee nuestra guía sobre GanttPRO.

14. Jira

Los gestores de proyectos pueden controlar el estado de los trabajos en curso con la ayuda de Jira, una herramienta de gestión de proyectos diseñada específicamente para el desarrollo de software. El software es muy adaptable y cuenta con herramientas especiales para quienes trabajan en la industria del software. Lee nuestra guía sobre Jira.

15. Trello

Trello es una aplicación para gestionar proyectos con un tablero visual para seguir el progreso. Tanto las pequeñas empresas como los particulares pueden beneficiarse del uso de Trello para hacer un seguimiento de sus tareas y del progreso hacia sus objetivos. Lee nuestra guía sobre Trello.

16. Microsoft Proyect

La capacidad de Microsoft Project de mostrar varias vistas de los datos a la vez es una característica muy útil. Gracias a ello, comparar y analizar los datos es un juego de niños. Lee nuestra guía sobre MS Proyect.

Para terminar

Esperamos sinceramente haber podido ayudarles a comprender mejor por qué los proyectos son importantes para nosotros. Más que ningún otro factor, nos ayudan a conseguir cosas que de otro modo serían demasiado difíciles, demasiado caras o demasiado largas. Creemos que esto es muy importante.