Qué es una factura y cómo crear una (+ plantilla gratuita)
Acaba de completar su primer proyecto de cliente como freelance o autonomo.
Y el cliente te ha pedido que envíes una factura.
Ahora probablemente te estés preguntando ¿qué es una factura? ¿Se supone que debes comprar uno en una librería? ¿O cómo redactar una factura por trabajo freelance?
Bueno, si te estás haciendo estas mismas preguntas, no estás solo. Todos hemos estado allí.
Cuando comencé a trabajar con clientes directamente sin usar ningún mercado independiente, también me enfrenté al mismo dilema.
Dado que los mercados independientes no requieren que envíe facturas a los clientes, no tenía idea de qué eran o cómo crearlos.
En esta guía, te diré todo lo que necesitas saber sobre el uso y la generación de facturas. También hice una plantilla de factura gratuita para autónomos. Puedes descargarlo también. Así que sigue leyendo.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que creas y envías a tus clientes para solicitar el pago de los servicios que has prestado. Es como le confirmas al cliente que has completado un proyecto y es hora de enviar el pago por tus servicios.
Piense en ello como el recibo que obtiene de una tienda local por la compra de productos.
Como autónomo, emitir una factura después de terminar un trabajo es muy importante. Con la factura, puede darle a su cliente un resumen de los servicios que ha brindado e incluir todos los detalles relacionados con el precio de sus servicios. Y finalmente una cantidad total adeudada para todo el proyecto.
Con una factura, también puedes dar a tus clientes una fecha límite para realizar el pago. De esta manera, siempre puede asegurarse de que le paguen a tiempo.
Por qué son importantes las facturas
Las facturas tienen muchos usos. Son especialmente importantes para realizar un seguimiento de sus clientes y ganancias. Y por lo general son útiles cuando se hacen los impuestos.
Las facturas también son documentos jurídicamente vinculantes. Si usted o el cliente tienen algún desacuerdo y tienen que llevar a su cliente a los tribunales, su factura será una prueba sólida para respaldar sus reclamos.
Pero, lo que es más importante, la factura es el documento que finaliza un proyecto o el trabajo que has realizado para un cliente. Señala la finalización de un pedido o un servicio.
¿Cuándo se deben de crear facturas?
Si está utilizando mercados independientes, como UpWork o Fiverr, no tiene que emitir facturas. La plataforma mantiene registros de sus proyectos y generará facturas para los clientes.
Si está trabajando directamente con los clientes, tendrá que emitir facturas.
Debes crear una factura para cada cliente y cada proyecto en el que trabajes.
Si trabaja en varios proyectos para el mismo cliente, debe emitir facturas separadas para cada proyecto.
Si trabaja para un cliente a largo plazo, puede emitir una factura para el cliente a fin de mes. Esta factura debe incluir detalles sobre el trabajo que ha realizado en el mes.
Si está cobrando por hora, incluya detalles sobre sus tarifas por hora y la cantidad de horas que ha trabajado durante el período del proyecto.
Cómo escribir una factura para trabajo independiente
Una factura puede ser tan detallada o tan mínima como desee. Pero hay algunos detalles importantes que debe incluir en su factura en todo momento.
- Su nombre/negocio y dirección
- Nombre del cliente/negocio y dirección
- Fecha de emisión de la factura y fecha de vencimiento del pago
- número de factura
- Descripciones sobre los servicios con costos y un gran total
- Opciones de pago y detalles
- Sus datos de contacto, identificadores de redes sociales
Cómo hacer una factura
Crear una factura es muy fácil y hay algunos métodos diferentes que puede usar para hacer una factura.
Antes de elegir un método para crear una factura, tenga en cuenta que utilizará el mismo diseño y plantilla de factura durante un largo período de tiempo.
Cambiar el diseño de su factura de vez en cuando es muy poco profesional, así que solo cambie el diseño si es absolutamente necesario.
Usar herramientas de generación de facturas
Usar una herramienta de generación de facturas en línea es la forma más fácil de crear una factura.
Por ejemplo, Bonsai es una plataforma todo en uno que le permite administrar sus clientes, proyectos, generar facturas y hacer mucho más en un solo lugar. Con esta herramienta, puede crear fácilmente una factura y enviarla a su cliente con solo unos pocos clics.
Lo que lo hace aún mejor es que Bonsai tiene una opción que le permite integrarse con PayPal o Stripe para permitir que los clientes le paguen directamente a través de la factura. E incluso puedes enviar facturas automáticamente para tus clientes habituales.
Administrar y realizar un seguimiento de sus facturas es más fácil cuando se utiliza una herramienta en línea. También ayudan a llevar todos sus proyectos a un espacio centralizado.
Usar plantillas de factura
También puede usar plantillas prefabricadas para crear una factura.
Esta es la opción preferida por los autónomos, incluyéndome a mí.
Hay plantillas de factura que puede personalizar en MS Word, Google Docs, Photoshop, Illustrator y más.
Al usar una plantilla, puede usar su software favorito para editar la plantilla. Y le dan más control sobre su diseño para personalizar los colores y la marca para que coincida con su propia marca.
De hecho, hice una plantilla de factura gratuita solo para autónomos. Es completamente gratis, sin ataduras, sin formularios que llenar y sin necesidad de correos electrónicos.
Descarga la plantilla gratuita desde este enlace.
Haga su propia factura
Si eres diseñador o tienes conocimientos de diseño gráfico, te recomiendo que diseñes tu propia factura.
Pon a prueba tus habilidades con Photoshop e Illustrator y crea tu propia factura profesional. Definitivamente ayudará a mostrar profesionalismo y sorprenderá a sus clientes.
Para terminar
La facturación es una parte importante del trabajo independiente. Cuando creas esa primera factura y la envías a tu cliente, es cuando realmente te sientes como un profesional. Se siente como si realmente estuvieras dirigiendo un negocio real.
