¿Qué son las cuentas por cobrar? Además de otros términos del balance explicados

El mundo de la contabilidad para pequeñas empresas puede ser confuso. Hay tantos términos vertiginosos que se arremolinan alrededor de los estados de resultados, capital de trabajo, ingresos, pasivos, activos, la lista continúa.

Si recién está comenzando su propia pequeña empresa, deberá poder administrar, o al menos estar un poco familiarizado con, muchos de estos términos. Uno de estos, que encontrará en el balance general de su empresa, son las cuentas por cobrar.

Es posible que esté pensando «¿Qué son las cuentas por cobrar?» No te preocupes, no estás solo. En este artículo, repasaremos cuál es la sección de cuentas por cobrar en el balance general de su empresa. Además, cubriremos lo que constituye un saldo saludable de cuentas por cobrar y repasaremos otros términos del balance que debe conocer.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son la cantidad que los clientes le deben a una empresa por proporcionar bienes o servicios a crédito en lugar de pagarse por adelantado con efectivo. En términos contables, las cuentas por cobrar se consideran un activo corriente en el balance de una empresa.

En muchos casos, las empresas darán bienes o servicios a los clientes y harán que paguen después. El dinero que se debe por estas transacciones se registra en el libro mayor de cuentas por cobrar.

Con ciertos clientes y clientes, una empresa puede permitirles comprar bienes y servicios a crédito. La mayoría de las empresas, ya sea una empresa de diseño gráfico basada en servicios o una tienda de comercio electrónico en línea, comprarán o venderán bienes y servicios a crédito.

Esto hace que sea más fácil hacer intercambios sin tener que pagar por adelantado cada vez. Y en lugar de dar 20 facturas a un cliente durante todo el mes, las compañías darán una factura al final del mes que incluye el saldo de todo el mes adeudado.

Sin embargo, las empresas deben tener cuidado de no extenderse demasiado y permitir que los clientes compren una gran oferta a crédito. Siempre habrá un puñado de clientes que no cumplirán con sus obligaciones y pagarán lo que compraron a crédito.

Las Prácticas contables adecuadas exigen a las empresas que presenten una estimación de las facturas y préstamos impagados. En el balance de una empresa— o el estado financiero oficial que realiza un seguimiento de las finanzas de una empresa — esta estimación de los préstamos impagados se rastreará en la sección de asignación para cuentas dudosas. Esta sección protege a su empresa de las deudas impagas para que no se cuelen y lo sorprendan cuando llegue el momento de equilibrar sus libros.

Ejemplo de cuentas por cobrar

Esencialmente, una cuenta por cobrar es como un pagaré de un vendedor a su cliente. Hasta que el cliente pague la deuda, la empresa tendrá un saldo de cuentas por cobrar.

Para darle un ejemplo del mundo real, pensemos en una empresa de diseño gráfico. Una empresa de diseño gráfico puede vender y completar $ 1,000 en servicios de diseño para uno de sus clientes y darles términos de pago de 30 días para devolver el saldo.

Esto significa que la compañía extiende una línea de crédito de $1,000 a su cliente. La compañía luego agregará $ 1,000 a su balance general en la sección de cuentas por cobrar. Cuando el cliente paga el saldo de los servicios completados, el monto se restará y se transferirá al saldo de efectivo de la empresa.

Cuentas por cobrar vs. Cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son opuestas entre sí. Si las cuentas por cobrar son el dinero que se le debe a una empresa, entonces las cuentas por pagar son el dinero que una empresa debe a otras compañías.

Las cuentas por cobrar caen dentro de la sección de activos de una empresa en el balance general. Por otro lado, las cuentas por pagar se consideran pasivos corrientes. Al igual que las cuentas por cobrar, una empresa no quiere una gran cantidad de dinero en su saldo de cuentas por pagar. Es mejor pagar estas deudas a corto plazo lo antes posible.

Siguiendo con el mismo ejemplo que usamos anteriormente, una empresa de diseño gráfico podría tener un saldo en su sección de cuentas por pagar por algunas razones diferentes. Algunos ejemplos podrían ser deber dinero a su proveedor de servicios de Internet o deber una tienda de electrónica por comprar una computadora portátil a crédito.

Medición del estado de las cuentas por cobrar

Cuanto más rápido una empresa pueda cobrar en su cuentas por cobrar, mejor será la salud general de su negocio. Esto se puede medir a través de un índice de rotación de cuentas por cobrar o un análisis de días de ventas pendientes.

Ratio de rotación de cuentas por cobrar

El índice de rotación de cuentas por cobrar mide la rapidez con la que una empresa cobra las deudas de sus clientes. Esta proporción muestra cómo una empresa administra sus líneas de crédito y qué tan efectiva es para recibir pagos de los clientes.

Para calcular la relación de rotación de cuentas por cobrar, debe tomar un promedio del saldo de sus cuentas por cobrar al principio y al final de un período de tiempo seleccionado. Estas serán las «Ventas netas a crédito» en la ecuación a continuación.

A continuación, sumará el total de las ventas netas a crédito para el mismo período de tiempo. Después de eso, complete la siguiente ecuación y obtendrá su índice de rotación de cuentas por cobrar.

Volumen de negocios de cuentas por cobrar = Ventas netas de crédito ÷ Cuentas por cobrar promedio

Si una empresa tiene un alto índice de rotación, esto significa que puede cobrar deudas con éxito de forma regular. Esto implica que sus clientes son confiables, confiables y capaces de pagar sus deudas.

Si la proporción es más baja, las empresas luchan con el cobro de sus deudas. Esto significa que una empresa no tiene los procedimientos de crédito adecuados para cobrar adecuadamente las deudas o que sus clientes no son confiables e incapaces de pagar lo que pidieron prestado.

Análisis de Ventas Destacadas de Días

El índice de ventas pendientes de ventas mide cuántos días en promedio le toma a una empresa cobrar su deuda después de que se haya realizado una venta. También se puede denominar período de recolección promedio.

Dado que el efectivo es el salvavidas de cualquier negocio, es imperativo que las empresas cobren sus deudas lo antes posible. Cuanto más efectivo tenga a mano y menor sea el monto del crédito extendido a los clientes, mejor estará una empresa.

La relación de días pendientes de ventas se puede calcular utilizando la ecuación a continuación.

Días ventas pendientes = (Cuentas por cobrar ÷ Ventas totales de crédito) x Número de días

Una relación de ventas pendientes de días más alta significa que una empresa está tardando demasiado en cobrar el pago de sus clientes. Esto puede causar problemas de flujo de efectivo, ya que las empresas no pueden inyectar este efectivo en el negocio.

Una relación de ventas pendientes de días más baja significa que una empresa está recibiendo el pago en menos días y que la empresa tiene un flujo de caja saludable. Luego pueden tomar este dinero y usarlo para iniciativas comerciales que ayudarán a la empresa a crecer.

Ambas proporciones son importantes para rastrear la efectividad de una empresa en el cobro de deudas y deben rastrearse en conjunto entre sí. La relación de rotación de cuentas por cobrar se puede ver anualmente, mientras que la relación de ventas pendientes de días le brinda una visión más granular de su cobro de deudas a lo largo del año fiscal.

Términos adicionales del balance

El balance se compone de tres secciones: activos, pasivos y patrimonio de los accionistas. El balance general detalla todo lo que posee una empresa, lo que debe a los demás y cuánto capital poseen los accionistas.

Activos corrientes

Los activos corrientes se pueden convertir en efectivo rápidamente en un año calendario o menos. En el balance, se ordenan de los activos con mayor liquidez a la liquidez más baja. Aquí hay algunos ejemplos de lo que podría aparecer en la sección de activos actuales del balance.

• Efectivo y equivalentes de efectivo: Este es el activo más líquido e incluye dinero en efectivo, letras del Tesoro y certificados de depósito a corto plazo.
• Valores negociables: Estos incluyen cualquier valor, como una letra del Tesoro o un CD a corto plazo, que se puede convertir fácilmente en efectivo y, por lo general, vence dentro de un año.
• Inventario: Estos son bienes disponibles para la venta que una empresa tiene a mano.
• Gastos prepagados: Esto incluye cualquier gasto que una empresa haya pagado por adelantado.

Activos a largo plazo

Los activos a largo plazo tardan más de un año en convertirse en efectivo. Aquí hay algunos ejemplos de activos a largo plazo que una empresa puede tener.

• Inversiones a largo plazo: Estas son inversiones, como bonos a largo plazo o bienes raíces, que no se pueden liquidar dentro de un año.
• Activos fijos: Estos incluyen equipos, tierras, maquinaria y otros activos costosos en los que una empresa ha invertido.
• Activos intangibles: Estos incluyen activos no físicos como la propiedad intelectual o el fondo de comercio.

Pasivos corrientes

Los pasivos corrientes son las partidas que una empresa debe pagar dentro de un año. Puede haber muchos tipos diferenteses de pasivos corrientes, con algunos ejemplos que se explican a continuación.

• Intereses a pagar: Este es cualquier interés que una empresa aún deba en un préstamo o compra basada en crédito.
• Salarios a pagar: Este es el dinero que una empresa debe a sus empleados.
• Alquiler, impuestos y servicios públicos: Estos son gastos básicos que una empresa debe para operar su negocio.

Pasivos a largo plazo

Los pasivos a largo plazo son los gastos que una empresa puede pagar después de un año.

• Deuda a largo plazo: Esto incluye los intereses y el capital de la deuda que vence en más de un año, como con los valores del Tesoro, los bonos municipales y los bonos corporativos.
• Obligación por impuestos diferidos: Esta es cualquier deuda tributaria que se haya acumulado pero que se pagará en más de un año.

Patrimonio de los accionistas

El capital de los accionistas es el dinero que va hacia los propietarios de la empresa. Esta es la parte de la empresa que poseen los accionistas.

• Ganancias retenidas: Estas son ganancias netas, o las ganancias que quedan después de que una empresa paga dividendos a los accionistas, se pueden usar para reinvertir en la empresa para ayudarla a crecer.
• Acciones ordinarias: Esta es una participación de propiedad en una empresa.
• Acción preferente: Esto también es una participación de propiedad en una empresa, excepto con pagos de dividendos más altos.

Lleve un registro de sus cuentas por cobrar

Es importante que se mantenga al tanto del saldo de cuentas por cobrar de su empresa. Si bien está bien extender una línea de crédito a clientes confiables, no desea que sea un hábito hacer negocios con clientes que tardan en pagar sus deudas o que no pagan en absoluto. Cuanto más rápido pueda sacar estas deudas de sus libros, más saludable será su empresa.

Si ya tiene un negocio establecido, puede consultar el software de contabilidad Wave para pequeñas empresas para ayudarlo a administrar sus balances. Si está interesado en convertirse en empresario, consulte nuestra guía de 10 pasos para comenzar su propio negocio.