Qué son las cuentas por pagar: cómo identificar pasivos y activos
¿Es usted un contador por primera vez que intenta crear un balance general para su pequeña empresa, o el jefe de una gran empresa que intenta comprender mejor sus obligaciones financieras futuras? El proceso puede ser extremadamente confuso si no está familiarizado con la jerga sobre contabilidad, pero no temas: puedes aprender a leer un balance general y establecer un estado financiero para tu negocio u hogar estudiando algunos términos clave.
El principal de esos términos clave es el concepto de cuentas por pagar, uno de los elementos esenciales del balance de cualquier empresa. Si está tratando de administrar cuánto está gastando su empresa y dónde, debe comprender este término, ya que es la mitad de la función contable básica de registrar el acto de proporcionar bienes y servicios por dinero.
¿Qué son las Cuentas por Pagar?
Cada vez que una empresa compra bienes o servicios a crédito con un acuerdo para devolverlo durante un período de tiempo determinado, cae bajo este paraguas. Debido a esa definición, las cuentas por pagar se consideran una cuenta de responsabilidad corriente y un pago de deuda a corto plazo. Por lo tanto, las cuentas por pagar se encuentran en «pasivos corrientes» en un balance general.
Cuentas por pagar clasifica cualquier bien o servicio que una empresa no proporciona en efectivo de inmediato, o básicamente cualquier cosa comprada a crédito. Las empresas rutinariamente hacen compras a crédito, pero incluso el uso de una tarjeta de crédito doméstica regular se considera cuentas por pagar. Si su empresa u hogar recibe una factura de calefacción regular o tiene una suscripción de televisión por cable, esas compañías se consideran una cuenta por pagar, ya que deberá enviarles dinero en un corto período de tiempo (generalmente al final del mes).
El monto de una factura o factura se considera el comercio a pagar. Cuando usted, la Compañía A, recibe una factura por un servicio o bien entregado o consumido por la Compañía A de manera regular, debe pagar la operación. Por ejemplo, si la factura mensual de Internet de su oficina es de $ 200, esa tarifa es la operación pagadera a la Compañía B, el proveedor de servicios de Internet. Su empresa ha consumido el servicio (el servicio de Internet) pero aún no ha pagado a la empresa B por ello. Si hubiera pagado por adelantado por el servicio de Internet, no lo registraría como una cuenta por pagar.
Ejemplos de cuentas por pagar
Este término comercial cubre mucho terreno: el martillo y los clavos que un carpintero compra a crédito de una compañía de suministro de hardware es una cuenta por pagar, al igual que la factura del teléfono celular que utiliza para realizar negocios.
La forma más fácil de clasificar las cuentas por pagar en su pequeña empresa es sumar todas sus facturas mensuales. Si está pagando en un ciclo regular por un bien o servicio, sin importar el tipo, esa es una cuenta por pagar. Sin embargo, pagar un salario a un empleado o pagar un préstamo a largo plazo mensualmente no se considera una cuenta por pagar. También puede hacer un inventario de sus suministros de oficina, servicios y equipos. La regla básica es que si ya ha pagado por él, es un activo. Si no lo ha hecho, es una responsabilidad y debe existir en la sección de cuentas por pagar de un libro mayor.
Cómo separar las cuentas por cobrar y por pagar
Las cuentas por cobrar son el extremo opuesto de la ecuación de las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar son la cantidad que se le debe a una empresa por proporcionar un bien o servicio a crédito en lugar de recibir un pago inmediato. Así como las cuentas por pagar se consideran pasivos corrientes, las cuentas por cobrar se consideran activos corrientes en el balance de una empresa.
La forma más fácil de separar las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar es pensar en los términos como un equilibrio complementario entre dos empresas. Por ejemplo, si la Compañía A realiza un servicio para la Compañía B por la tarifa de $ 50, ese servicio se convierte en una cuenta por pagar para la Compañía B (que debe dinero) y una cuenta por cobrar para la Compañía A (a quien se le debe dinero).
Piense de esta manera: las cuentas por pagar no pueden existir sin cuentas por cobrar. Para cada acción para crear una cuenta por pagar en un negocio, debe haber una cuenta por cobrar correspondiente para el bien o servicio prestado.
Contabilidad de devengo vs. Cuentas por Pagar
La forma en que el concepto de cuentas por pagar afecta su estado financiero depende del tipo de sistema de contabilidad que emplee. Contabilidad de devengo ocurre cuando un bien o servicio se entrega de la Compañía B a la Compañía A antes de que la Compañía A pague a la Compañía B.
Por ejemplo, si ese proveedor de servicios de Internet en su oficina le da un mes de servicio y le factura (Compañía A) al final del mes, eso se considera contabilidad de devengo. Los ingresos de la Compañía B que proporciona Internet se registran primero como ingresos acumulados en el mes en que se proporcionó el servicio. Esto creó una cuenta de activos de cuentas por cobrar. Cuando usted, la Compañía A, realmente envía a la Compañía B su pago de $ 200 por el servicio de Internet, la cuenta de cuentas por cobrar disminuye en consecuencia.
Una cuenta por pagar funciona de manera diferente. Estas son deudas que deben pagarse en un período determinado. Si bien este suele ser un marco de tiempo a corto plazo y casi siempre dentro de un año, no es necesariamente un ciclo mensual. Por ejemplo, un lote de bienes o una licencia de software pueden cobrarse a una empresa de una sola vez para ser pagados en un lapso de seis meses. Por lo general, una cuenta por pagar es por un bien o servicio relacionado con los gastos de su negocio, como suministros de oficina o alquiler de equipos.
Monitoreo de las cuentas por pagar
Al monitorear agresivamente sus pasivos a corto plazo en cuentas por pagar, puede crear un pronóstico comercial preciso y predecir tendencias. Si está buscando encontrar un período dentro del próximo año comercial en el que el flujo de efectivo de su empresa sea particularmente fuerte o débil, el seguimiento de su historial de cuentas por pagar puede ayudar a identificar una tendencia.
Si su negocio experimenta de manera confiable una gran cantidad de ingresos en una determinada época del año, puede diseñar cuentas por pagar en consecuencia. Ese podría ser el momento en el que su empresa paga sus impuestos anuales o tarifas de regulación, en lugar de un mes en el que los ingresos son bajos.
Comprender las cuentas por pagar puede salvar su negocio
Al final del día, las cuentas por pagar son la identificación y organización del dinero que usted y su negocio deben. El pago de esas facturas y la capacidad de pronosticar pagos futuros es a menudo la diferencia entre mantener su negocio a flote y cerrar por completo.
También hay un incentivo para mostrar un historial sólido con las cuentas por pagar, y eso es un buen crédito. Cuanto más eficiente y confiable sea su negocio en el manejo de cuentas por pagar de manera oportuna, más crédito podrá negociar su negocio, así como el marco de tiempo en el que configura futuras cuentas por pagar.
No importa si es propietario de una pequeña empresa por primera vez o si es un veterano de las finanzas corporativas: cuanto más sepa sobre su capital de trabajo y su capacidad para sobrevivir a una recesión a corto plazo en los ingresos depende de cuánto dinero deberá en ese tiempo. Es por eso que las cuentas por pagar son tan cruciales. Si puede identificar adecuadamente qué tarifas, facturas y facturas están llegando, puede preparar mejor su negocio para sobrevivir.
