¿Cuáles son los requisitos legales para contratar empleados?
Si está dispuesto a contratar nuevos empleados para su empresa, consulte los requisitos legales que debe cumplir su negocio.
Contratar a sus primeros empleados puede ser emocionante e intimidante. Adherirse a las legalidades al incorporar a un nuevo empleado es importante para mantener su negocio funcionando sin problemas.
Contratar a sus primeros empleados puede ser una hazaña emocionante pero intimidante. Debe cumplir con varios pasos, como verificar la identidad de un candidato potencial y obtener el seguro adecuado, entre otros. Estos son los requisitos legales asociados con la contratación de un empleado para su negocio.
Solicitar un EIN
Antes de poder agregar un empleado a la nómina de su empresa, debe obtener una identificación fiscal para su empresa, también conocida como Número de Identificación de Empleado (EIN) federal. Las empresas pueden solicitar un EIN en el Sitio web del IRS. Como solicitante, necesitará un formulario de su identificación personal de contribuyente, como un número de seguro social y la información básica sobre la empresa, incluido el estado de la corporación.
Regístrese en la oficina de seguro de desempleo de su estado
El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos establece que, en general, las empresas deben pagar impuestos federales y estatales de desempleo si emplean al menos a una persona durante 20 semanas en un año calendario, o si los salarios de sus empleados representan más de $ 1,500 por trimestre. Su empresa primero se registrará en la oficina estatal a cargo del seguro de desempleo, luego registrará los salarios trimestrales de sus empleados y pagará los impuestos trimestrales de desempleo en línea.
Verifique la elegibilidad de sus candidatos para trabajar
Antes de incorporar oficialmente a un nuevo empleado, debe verificar su identidad usando el formulario I-9 de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos. Su posible empleado completará su información de identificación, como el número de seguro social y el estado de ciudadanía, y deben proporcionar copias de documentos aceptables que prueben su identidad. Depende de usted o de su equipo de recursos humanos asegurarse de que estos documentos sean auténticos. Mantenga cada uno de estos formularios I-9 durante al menos tres años después de que el empleado sea contratado.
Considere la posibilidad de realizar comprobaciones de antecedentes
Una verificación de antecedentes es una parte opcional del proceso de contratación que puede proporcionarle información adicional sobre sus candidatos; sin embargo, cualquier información encontrada a través de una verificación de antecedentes, como un registro de arresto, no se puede usar como prueba de culpabilidad. Los empleadores también deben tener cuidado de comprender los efectos que rechazar a aquellos con registros anteriores puede tener en candidatos que de otro modo serían sólidos.
Cada vez que su empresa contrate a un nuevo empleado, tendrá que informar su información al registro de su estado. Esta información se entrega al Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones, donde el estado podrá encontrar y retener los ingresos de aquellos que están atrasados en los pagos de manutención infantil.
Obtener seguro de compensación para trabajadores
La mayoría de los estados requieren que los empleadores tengan un seguro para la compensación para trabajadores en caso de que un empleado se lesione mientras está en el trabajo. Este seguro ayudará al trabajador lesionado con los costos médicos y los salarios perdidos. Es crucial investigar los requisitos de su estado para obtener la cantidad correcta de cobertura.
Reporte a los nuevos empleados al registro de su estado
Cada vez que su empresa contrate a un nuevo empleado, tendrá que informar su información, como el nombre completo y el número de seguro social, al registro de su estado. Esta información se entrega al Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones, donde el estado podrá encontrar y retener los ingresos de aquellos que están atrasados en los pagos de manutención infantil.
Configurar un sistema de nómina y retención de impuestos
Tendrá que retener una parte del cheque de pago de cada empleado como contribución a los impuestos federales y estatales, incluidos Medicare y el Seguro Social. Los sistemas de nómina de terceros pueden ayudarlo a determinar cuánto sale de cada cheque de pago y cómo se pueden distribuir estos fondos a los impuestos y beneficios de los empleados.
Haga que todos los empleados llenen formularios W-4
El empleado llena un formulario W-4 para determinar cuántas asignaciones tiene que determinar el empleado por la cantidad de dinero que se retiene de los impuestos. Un empleado puede asumir asignaciones adicionales, lo que hará que se saque menos dinero de su cheque de pago para impuestos.
Escribir y compartir avisos y manuales para empleados
Un manual del empleado es útil sin importar cuántos empleados tenga en su nómina. Brinda a sus empleados una ubicación centralizada para responder preguntas, explicar los beneficios y las expectativas de los empleados. Si tiene una oficina, lo más probable es que deba colocar avisos de empleados informando a los empleados de sus derechos, incluido un cartel sobre la Ley de Normas Laborales Justas.
Cumplir con las reglas de OSHA
Cuando comience a emplear trabajadores, su empresa tendrá que cumplir con las reglas de la Administración Federal de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) promulgadas en la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional de 1970. OSHA tiene una serie de reglas de seguridad, como tener herramientas y equipos seguros y el manejo de productos químicos peligrosos.
