Resumen del libro Getting Things Done: 4 puntos clave
Cuando se trata de productividad, uno de los mejores sistemas que existen es el método Getting Things Done o GTD. Todo el sistema se presenta en detalle en el libro más vendido de David Allen: Hacer las cosas: el arte de la productividad sin estrés.
Admito que me sentí abrumado por el sistema al principio. Es estricto y requiere mucho trabajo al principio. Pero en realidad funciona. Toma esas interminables listas de tareas pendientes, distracciones e ideas y las convierte en algo manejable. Por lo tanto, toda la parte libre de estrés. Si está dispuesto a seguir con el sistema GTD, definitivamente hará más cosas.
1. Usa cubos de recolección
Getting Things Done divide la productividad en cinco pasos principales. El primero es sin duda el más difícil. Este paso consiste en reunir todo en «cubos«. La idea es reducir la dispersión de sus tareas para que no tenga que tratar constantemente de recordar todo.
Piense en ello como una lista de compras. ¿Qué es más fácil, recordarlo o escribirlo? Obviamente, esto último. Ahora, haz esto con todo. Combine sus correos electrónicos, tareas pendientes, llamadas telefónicas, listas de compras, etc. en cubos de recolección. Si te interrumpe alguien que necesita algo, ponlo en el contenedor.
Puede tener más de una colección, pero no demasiadas. Organícelos de la manera que mejor se adapte a su vida, como el trabajo, la vida personal y los pasatiempos. O bien, puede desglosar las cosas por proyecto.
En lugar de tratar de recordar cosas, lo que lo distrae de sus tareas, lo tiene todo perfectamente organizado. Hay una variedad de maneras de tratar de recordar cosas. El uso de aplicaciones, lápiz y papel, planificadores o cualquier otra cosa funciona bien como contenedor.
Allen llama a todas las cosas sobresalientes que no están en sus contenedores «bucles abiertos. Ponerlos en su lista cierra el ciclo para que pueda concentrarse mejor.
2. Organiza todo
Ahora tiene este enorme contenedor o contenedores llenos de cosas de las que ocuparse. Probablemente sea un desastre en este punto. Aquí es donde entran los pasos dos y tres. Estoy combinando estos dos pasos porque funcionan juntos.
El paso dos es en realidad donde priorizas tus tareas. El tercer paso consiste en organizar. Pero, puedes hacer ambas cosas a la vez.
Primero, priorice revisando los cubos de su colección para ver qué hay realmente allí. Divide todo en procesable o no. Para elementos procesables, enumere sus próximas acciones, que son las tareas necesarias para completar una meta. Para cada tarea, debe decidir lo siguiente:
- Hazlo ahora – Para acciones que solo toman unos minutos, adelante y hazlas.
- Delégalo – ¿Es esta una tarea que puede delegar efectivamente a otra persona?
- Aplázalo – Si no es algo rápido, aplázalo y establece un momento para hacerlo más tarde.
El siguiente paso es organizar todo, por eso combiné los dos. Puede organizar cada tarea según sus prioridades. Organiza tanto los elementos procesables como los que no requieren acción en las siguientes categorías (puedes cambiarlas):
- Próximas acciones – Todo lo que no hayas terminado y que debas hacer pronto va aquí.
- Calendario – Programa tus tareas diferidas para no olvidarlas.
- Algún día y tal vez – Estos elementos no tienen un tiempo establecido y podrían ser solo objetivos generales.
- Referencia – Estas son notas, correos electrónicos, ideas y cualquier otra cosa que podría usar más adelante pero que no necesita en este momento.
- Proyectos y Planes – Aquí es donde desglosa los proyectos y objetivos más grandes en pasos procesables de «próxima acción». Esto mantiene organizadas sus próximas acciones generales y las próximas acciones específicas del proyecto.
- Esperando – Si no puede actuar hasta que suceda algo más, como una llamada telefónica o un correo electrónico, coloque la tarea aquí.
- Basura – Si realmente ya no necesita el artículo en su balde, tírelo a la basura.
Esto es intimidante al principio, pero una vez que el sistema esté en su lugar, cambiará su forma de trabajar.
3. Revisión
Este es uno de los pasos más importantes en Getting Things Done. Ha pasado por todo este arduo trabajo, pero si no revisa las listas que ha hecho, no se hace nada.
Haz que esto sea lo único que tienes que recordar; revisando sus listas regularmente. Establezca un horario que funcione para usted, como diario o semanal. Su lista general de próximas acciones debe estar con usted en todo momento para trabajar rápidamente en la siguiente tarea cada vez que tenga un momento libre.
4. Actúa
Finalmente, es hora de tomar acción. Utilice sus listas cuidadosamente organizadas y el sistema GTD para realizar su trabajo. Por supuesto, no se trata solo del trabajo, sino de cualquier otra cosa en tu vida que necesites organizar.
Tómese el tiempo para revisar el sistema para mantener sus tareas completamente organizadas. Una vez que implementa el sistema, se convierte en una segunda naturaleza y se da cuenta de que en realidad está haciendo más cosas sin todo el estrés.
Por supuesto, ver los ejemplos en el libro es extremadamente útil para crear y mantener el sistema por sí mismo.