Los 5 mejores servicios de nómina económicos para su pequeña empresa
Casi el 40% de los propietarios de pequeñas empresas en los Estados Unidos dicen que los impuestos y la contabilidad son la peor parte de administrar un negocio.
Con menos empleados, una buena parte de las responsabilidades caen en manos del propietario. Esto puede incluir la administración y contratación de personal, la compra de inventario y suministros, la promoción del negocio, la adquisición de nuevos clientes y clientes, y hacer todo lo posible para asegurarse de que las operaciones funcionen sin problemas.
Una tarea que exige una cantidad significativa de tiempo y recursos es la nómina. Como propietario de un negocio, debe asegurarse de que los empleados reciban el pago a tiempo, ocuparse de la retención de impuestos, administrar sus beneficios, seguro de salud y planes de jubilación, y más. Todo esto puede tomar una buena cantidad de sus recursos y tiempo mensualmente.
Los propietarios de pequeñas empresas pueden ahorrar tiempo y energía preciosos contratando a una compañía de nómina para que se encargue de todo esto por ellos.
En este resumen, le mostraremos nuestras mejores selecciones para los mejores servicios de nómina para pequeñas empresas. Echaremos un vistazo a sus características, precios, extras y pros y contras. También compartiremos qué considerar al elegir el mejor servicio de nómina para sus necesidades para que pueda dejar de usar su sombrero de contabilidad y comenzar a construir el negocio de sus sueños.
¿Qué hacen las empresas que brindan servicios de nómina?
Las compañías de que brindan servicios de nómina le proporcionan todo lo que necesita para ejecutar la nómina y administrar la compensación de los empleados.
Con los servicios de nómina, los propietarios de negocios simplemente tienen que ingresar y enviar la información de nómina de sus empleados para el período de pago. El software de la compañía de nómina hará todo el trabajo desde allí: hará todos los cálculos necesarios, aplicará los impuestos sobre la nómina apropiados y tendrá en cuenta los beneficios de los empleados. Luego enviarán el dinero directamente a la cuenta bancaria del empleado a través de depósito directo, tarjetas de pago o cheques en papel.
Las compañías de servicios de nómina también se encargaran de generar informes de nómina y formularios de impuestos de fin de año para los empleados W-2 y 1099. Un portal de empleados en línea permite a los trabajadores iniciar sesión y ver sus talones de pago y declaraciones de impuestos.
La mayoría de los proveedores servicios de nómina tienen servicios completos de recursos humanos en sus paquetes u ofrecen como un complemento. Es como tener tu propio departamento de recursos humanos funcionando completamente en línea.
¿Qué necesitan las pequeñas empresas de una empresa de servicios de nómina?
Las pequeñas empresas necesitan contratar a la compañía de servicios de nómina adecuada que pueda administrar todas sus necesidades como un equipo de tiempo completo. El proveedor de nómina adecuado debe ser capaz de proporcionar a su negocio herramientas que mantendrán el procesamiento de nómina e impuestos simple y seguro para que pueda concentrarse en tareas más críticas.
Estos servicios de nómina de terceros le permiten administrar la compensación y los beneficios de sus empleados a través del software de nómina y el soporte en línea. Dado que estos están basados en la web, puede ejecutar datos de nómina desde cualquier lugar.
Inicie un navegador web, inicie sesión con sus credenciales y listo: puede ejecutar soluciones de nómina de servicio completo con solo unos pocos clics. La mayoría de ellos también se integran con software de contabilidad popular como QuickBooks, Xero y Sage.
Algunos proveedores servicios de nómina incluso tienen una aplicación móvil, lo que hace que la ejecución de la nómina fuera de la oficina sea mucho más manejable. También hace que el acceso de los empleados a cualquier compensación o consulta relacionada con recursos humanos sea más conveniente.
Ahora que sabe para qué están los proveedores servicios de nómina, el siguiente (y más importante) paso es elegir uno. Para ayudarlo a elegir, revamos los factores más cruciales a considerar al revisar sus opciones.
Cosas a considerar al elegir servicios de nómina
Cada negocio es diferente, y usted necesita elegir la solución adecuada para sus necesidades comerciales particulares. Por ejemplo, una empresa de 50 empleados requerirá una solución completa de servicios de nómina y servicios de recursos humanos, mientras que una pequeña empresa compuesta por solo 10 empleados podría salir adelante con el paquete más básico.
Aquí hay algunos elementos críticos a considerar antes de registrarse con un proveedor de servicios de nómina.
Precio
¿Cuánto está dispuesto a pagar para que alguien asuma la carga de todas las tareas de procesamiento de nómina para su pequeña empresa? La respuesta variará, pero una consideración principal que afectará su elección es la cantidad de características que su empresa necesita. Tienes que llegar a ese punto óptimo entre el precio y el valor para aprovechar al máximo lo que pagarás.
Cuando se trata de to estructura de precios, estos servicios de nómina generalmente cobran a través de una base mensual o por nómina. Las tarifas mensuales básicas generalmente oscilan entre $ 30 y $ 150 más $ 2 a $ 15 adicionales por empleado.
Los proveedores de servicios de nómina como ADP y Paychex cobran por cada vez que ejecuta la nómina (oscila entre $ 10 y $ 100, más la tarifa por empleado), mientras que otros como Gusto y SurePayroll le permiten ejecutar nóminas ilimitadas en una estructura de pago mensual.
Además, algunas compañías de servicios de nómina como ADP y Paychex cobran tarifas por ejecutar informes de impuestos de fin de año como W-2 y 1099. También tienen tarifas de configuración iniciales que pueden oscilar entre $ 25 y $ 200.
Número de empleados
El número de empleados jugará un papel importante en la determinación de qué tipo de plan obtener de su proveedor de servicios de nómina de elección. Las empresas con menos de 50 empleados a menudo encuentran una excelente relación precio-beneficios de los proveedores de nómina en línea como Gusto y OnPay, ya que ofrecen soluciones completas de nómina adecuadas para empresas emergentes con solo unos pocos empleados.
Más allá de ese número, las empresas podrían querer echar un vistazo a las ofertas con más funciones completas de ADP y Paychex, pero deberían esperar pagar un precio más alto. Incluyen todos los elementos esenciales más complementos como soporte 24/7, cumplimiento de carteles, servicio de correo de cheques de pago y otros.
Características y Beneficios
Todos los proveedores de servicios de nómina que hicieron nuestra lista tienen todos los elementos esenciales para ejecutar la nómina de servicio completo. Además de las principales herramientas de procesamiento de nómina, ofrecen servicios de recursos humanos, herramientas de seguimiento de tiempo, presentación de impuestos sobre la nómina y funciones de incorporación de empleados.
Entonces, ¿cómo elegirás? Sería mejor si decide en función del conjunto de características que necesita su pequeña empresa.
Por ejemplo, si tiene menos de cinco empleados, realmente no necesitará complementos como herramientas de incorporación de empleados o informes de nuevas contrataciones. Los propietarios de pequeñas empresas pueden manejar eso con una empresa de este tamaño. Su mejor opción será algo con solo lo básico, como el procesamiento de nómina y la presentación de impuestos.
¿Tiene empleados que trabajan desde casa? Asegúrese de obtener un servicio de nómina que tenga una función de seguimiento del tiempo. Si tiene varios empleados que trabajan de forma remota, un proveedor de nómina que tenga un extenso sistema de gestión de empleados le permitirá cumplir con los requisitos de cumplimiento y proporcionar fácilmente informes de impuestos según sea necesario.
Una empresa en crecimiento, por otro lado, podría querer buscar una solución de nómina más robusta con características de servicios de recursos humanos incorporadas, más herramientas de autoservicio para empleados y soporte completo las 24 horas del día, los 7 años de la semana.
Interfaz de software e integración
Los dueños de negocios no deberían pasar todo su tiempo administrando la compensación y las declaraciones de impuestos de sus empleados. Deben concentrar sus recursos y esfuerzos en dirigir y mantener la empresa. Es por eso que el software de nómina debe ser fácil de usar e integrarse perfectamente con el software de contabilidad existente.
Elija un proveedor de servicios de nómina en línea que se adapte a su gusto en lo que respecta a la interfaz y la usabilidad. Si bien cada servicio de nómina que hemos elegido para esta lista puede integrarse con la mayoría del software de contabilidad, es mejor verificar si el que usa su empresa es compatible.
Servicio al cliente y soporte
Enviar datos de nómina puede ser bastante fácil, pero aún no está 100% libre de errores. Puede esperar golpear algunos inconvenientes de vez en cuando. Obtener ayuda oportuna es vital para volver a los negocios lo más rápido posible. Un excelente soporte de servicio al cliente es especialmente crucial si es nuevo en los servicios de nómina y necesita un poco de mano al principio.
Nuestras mejores selecciones: los mejores servicios de nómina para pequeñas empresas
Los factores mencionados en el apartado anterior nos dan una pauta sobre qué buscar en las empresas de nómina. Echemos un vistazo a cinco de los servicios de nómina más populares en el nicho de las pequeñas empresas. Destacaremos sus fortalezas y mostraremos cuáles funcionan mejor en función del tamaño de la empresa y su presupuesto.
Gusto
Ideal para: Startups que necesitan una solución completa de servicios de nómina y recursos humanos para su equipo en crecimiento
Gusto es una opción popular entre las pequeñas empresas gracias a sus precios competitivos y su conjunto completo de características. Puede realizar el seguimiento del tiempo, el procesamiento de la nómina, la finalización del formulario de impuestos y la incorporación de empleados, que incluye una lista de verificación de nuevos empleados y verificaciones de antecedentes de los empleados.
Por un precio base de $ 39 por mes más $ 6 por persona, puede ejecutar la nómina con la frecuencia que desee y tener todo lo que necesita para que el procesamiento de la nómina sea lo más fácil posible. Además, no hay tarifas de configuración ni cargos adicionales a menos que desee agregar algunas características opcionales como beneficios, compensación de trabajadores, herramientas de recursos humanos y otros.
Justworks
Ideal para: Las pequeñas empresas que desean subcontratar su nómina, recursos humanos y cumplimiento deben ser un PEO
Justworks es una organización profesional de empleadores (PEO) que ofrece dos tipos de planes a sus clientes. Su plan básico comienza en $ 39 por mes para empresas con más de 100 empleados. Los precios suben con menos empleados ($ 99 por mes para empresas con solo 2-4 empleados). Su plan Plus tiene el mismo conjunto de características, pero desbloquea los complementos de beneficios como seguro médico y dental, 401k, beneficios de salud y bienestar, y otros por un precio fijo de $ 69 por mes por empleado para empresas con más de 100 empleados. Los descuentos se aplican si paga anualmente en lugar de mensualmente.
Con Justworks, obtendrá el conjunto de características típicas de herramientas de nómina e impuestos, pero con la inclusión de consultoría y herramientas de recursos humanos para asegurarse de que su empresa cumpla con sus requisitos de cumplimiento. Gusto también ofrece esto en su plan «Concierge» más caro, pero Justworks lo tiene disponible en todos los planes.
OnPay
Ideal para: La startup que busca servicios de nómina económicos con una función opcional de pago por pago
OnPay es una solución de software de nómina en línea que viene con una gran cantidad de características, pero a un precio asequible. Ofrecen ejecuciones de pago ilimitadas (con precisión garantizada), acceso de por vida a talones de pago y formularios W-2 (incluso si la persona ya no está empleada allí), impuestos sobre la nómina automatizados y opciones para recibir pagos a través de depósito directo, cheque o tarjeta de débito.
Tienen una tarifa mensual fija de $ 36 más $ 4 por persona sin tarifas ocultas, por lo que solo necesita pagar más si agrega más empleados. También ofrecen un plan opcional de «pago por tiempo» que no cuenta con primas por adelantado.
Intuit QuickBooks Payroll
Ideal para: Propietarios de pequeñas empresas enamorados de QuickBooks que quieren mantener las cosas consistentes
Para las pequeñas empresas que ya utilizan QuickBooks para sus necesidades contables, el servicio completo de QuickBooks Payroll de Intuit es la combinación perfecta. La integración perfecta entre los dos hace que sea más fácil para los propietarios de negocios administrar la contabilidad y la nómina en un solo lugar.
El plan más barato, «Autoservicio», comienza en $ 35 + $ 4 por empleado por mes (el precio en la imagen muestra su descuento del 70% en el Día de los Caídos). Podrá ejecutar nómina ilimitada, calcular y presentar impuestos sobre la nómina de fin de año y hacer un depósito directo el mismo día. Sus planes más caros tienen las mismas características e integran QuickBooks para todas las necesidades de contabilidad.
Patriot Payroll
Ideal para: La empresa o startup con poco dinero que busca un servicio de nóminas barato (pero con todas las funciones)
Patriot Payroll cuenta con el plan de precios más barato de nuestra lista. Su opción de nómina básica tiene un precio de solo $ 10 más $ 4 por empleado por mes. El plan básico le proporcionará todos los elementos esenciales para ejecutar la nómina ilimitada.
Si desea una opción más completa, su plan de nómina de servicio completo le proporcionará todo lo que necesita para el procesamiento de la nómina mientras manejan sus impuestos sobre la nómina. Con solo $ 30 más $ 4 por empleado por mes, presentarán y depositarán los impuestos federales, estatales y locales de su compañía, y se encargarán de sus W-2 y W-3.
Sin embargo, tenga en cuenta que la razón por la que es más barato que otras ofertas en nuestra lista es que los servicios de recursos humanos y el seguimiento del tiempo no están incluidos. Tendrás que pagar por estos complementos si quieres una solución más completa.
Elija el servicio de nómina adecuado para su pequeña empresa
Dirigir una pequeña empresa es difícil. La carga administrativa y el tiempo dedicado a asegurarse de que los empleados reciban el pago y los impuestos se presenten a tiempo pueden acumularse fácilmente si no tiene un sistema eficiente para administrar la nómina. Además, los errores en la compensación y el cumplimiento pueden ser costosos y tener un impacto negativo en su negocio.
Con estos servicios de nóminas, no tiene que preocuparse. Por un precio razonable, puedes asegurarte de que tus empleados cobren a tiempo y de que todos los impuestos y beneficios se contabilicen.
Ahora puede volver a dirigir su negocio y dejar el resto a su nuevo equipo de nómina.
