Su guía para encontrar el mejor sistema POS

Los negocios minoristas han recorrido un largo camino desde los días de la caja registradora mecánica. Al procesar una transacción ahora, los propietarios de negocios tienen toneladas de opciones para sistemas de punto de venta o sistemas POS.

Hay lectores de chips y servicios de procesamiento de pagos móviles. Hay sistemas POS completamente en línea. Hay algunos que le permiten construir una red local y otros que almacenan todos sus datos en la nube. En total, es mucho a tener en cuenta.

Hoy, lo ayudaremos a comprender los sistemas POS y lo guiaremos a través del proceso de encontrar los mejores sistemas POS adecuados para su negocio. También analizaremos cinco sistemas POS que recomendamos, que no solo le permitirán aceptar múltiples métodos de pago, sino que también fomentarán excelentes relaciones con los clientes.

¿Qué es un Sistema POS?

Los sistemas de punto de venta (a veces llamados soluciones de punto de venta o soluciones POS) son máquinas, aplicaciones o software que le permiten procesar las ventas de forma segura. Estos sistemas sumarán los costos de los artículos, calcularán los impuestos apropiados, tomarán el pago y luego crearán un recibo.

Una caja registradora simple y mecánica con un cajón de efectivo es el ejemplo clásico de un sistema POS, pero han crecido dramáticamente en sofisticación recientemente. Un sistema POS minorista ahora a menudo incluirá un escáner de código de barras, una pantalla táctil o un monitor de computadora y una impresora de recibos.

La funcionalidad de estos sistemas también ha mejorado. Los sistemas POS ahora pueden procesar pagos con tarjeta de crédito y débito, aceptar tarjetas de regalo y procesar pagos móviles desde teléfonos celulares. Muchos se integrarán con QuickBooks para permitirle realizar un seguimiento del inventario, obtener informes de ventas y mantener sus operaciones comerciales funcionando sin problemas.

Sistemas POS Basado en la nube

Una nueva tendencia en los sistemas de punto de venta es vender un simple lector de tarjetas de crédito, que se puede colocar en el teléfono celular de un empleado o en una tableta propiedad de la empresa, y hacer que todo el proceso de POS se realice en línea y en la nube.

Con esta tecnología, cualquier dispositivo móvil puede convertirse en una máquina POS con la simple adición de un lector de tarjetas. Primero, los clientes pueden deslizar una tarjeta. Luego, el software de punto de venta procesará la venta, cargará la tarjeta y rastreará lo que ocurrió con un sistema de gestión de inventario en línea. Estos sistemas están creciendo en popularidad rápidamente debido a la facilidad de configuración y la baja inversión inicial.

El Sistema POS correcto para su Pequeñas empresas

Antes de llegar a algunos sistemas POS populares en el mercado hoy en día, hay algunas cosas que debe considerar al hacer su elección.

Poseer vs. arrendar equipos

Muchos de estos servicios le ofrecerán hardware POS «gratuito» si firma un contrato con ellos. Lamentablemente, esto generalmente no es gratis. Casi siempre se incluye en el acuerdo como una tarifa de arrendamiento que debe pagar.

Para sistemas costosos, estos acuerdos pueden durar hasta cinco años, e incluso si cierra su negocio, puede ser responsable de seguir pagando el equipo. También pueden continuar cobrando una tarifa de arrendamiento recurrente si no cancela el contrato de arrendamiento, lo que significa que terminará pagando por el equipo que podría haber pagado hace mucho tiempo.

Por esta razón, generalmente recomendamos comprar el equipo por adelantado. La excepción: para algunos sistemas POS basados en la nube, con pequeños lectores de tarjetas que solo se conectan a un teléfono celular, pueden ofrecerle un lector de tarjetas gratuito para firmar un acuerdo. Verifique que no haya un contrato de arrendamiento en el lector de tarjetas, pero en este caso, está bien llevar un equipo «gratuito».

Características del software POS y Planes

Siempre consulte las características clave que ofrecerán sus planes de software POS. Los buenos planes de software POS ofrecerán atención al cliente para ayudarlo rápidamente si el software no funciona. También proporcionarán actualizaciones periódicas para asegurarse de que el sistema sea seguro y depurado en todo momento.

Para los planes de pago, generalmente recomendamos una suscripción de software mes a mes. Esto le permite la libertad de cambiarlo si no cree que el sistema sea adecuado para usted. Las empresas a menudo intentarán que obtenga un descuento pagando por mucho tiempo por adelantado, pero siempre recomendamos probar cualquier software durante unos meses antes de comprometerse.

SomLas compañías le cobran por «comprar» el software por adelantado, luego le piden que continúe pagando tarifas cada mes por atención al cliente, actualizaciones, etc. Esto suele ser más caro. Vea si tienen una tarifa de suscripción mensual, preferiblemente una que pueda cancelar, ya que esto le dará más flexibilidad.

Costos de configuración e integración

Para los principales sistemas POS, por ejemplo, en una gran tienda de comestibles, la configuración e instalación de un sistema POS puede ser un proceso costoso y laborioso. Para un punto de venta minorista que utiliza un sistema POS de tableta, es posible que no haya necesidad de ninguna configuración en absoluto. Comprender estas tarifas para comenzar puede ser útil para fijar el precio del mejor sistema para usted.

Independientemente de lo que se comprometa, asegúrese de estar capacitado en la funcionalidad de un sistema POS. Si está transfiriendo de un sistema POS a uno nuevo, también asegúrese de que la compañía lo ayude a configurar el nuevo hardware y migrar los datos.

Costos del Procesamiento de pagos

Las compañías de tarjetas de crédito cobran tarifas por cada transacción, y elegir la compañía de procesamiento de tarjetas de crédito adecuada para trabajar puede ahorrarle a una empresa toneladas de dinero en el transcurso de un año. Los mejores sistemas POS le darán la opción de elegir entre las empresas de procesamiento, para que tenga más control sobre sus tarifas de procesamiento y tarifas de transacción.

Para las empresas ahora, recomendamos ir con sistemas que pueden procesar muchos tipos diferentes de transacciones, incluidas las tarjetas con chip EMV y los pagos móviles NFC como Android Pay y Apple Pay.

5 Sistemas POS Recomendados

Hemos cubierto qué son los sistemas POS y qué hacen. Vayamos a algunos sistemas que recomendamos.

1. SquareUP

SquareUp es un sistema POS popular y fácil de usar que utiliza un lector de tarjetas simple que se puede conectar como un complemento a un iPad, iPhone o teléfono Android. El sistema es amado por su facilidad de uso y su sencillo proceso de configuración. Regístrese, cree un perfil de negocio y le enviarán lectores de tarjetas por correo.

Todo lo que sus empleados necesitan hacer es descargar una aplicación, vincularla a su perfil comercial y pueden comenzar a aceptar tarjetas y procesar pagos de inmediato. También funciona como un sistema POS móvil, lo que permite a los empleados interactuar con los clientes a través de una tienda y procesar su pago dondequiera que estén.

Square puede trabajar con cajas registradoras tradicionales y procesar pagos en efectivo también. También venden sistemas para procesar pagos móviles.

2. ShopKeep

ShopKeep es un sistema POS basado en iPad que promete todo lo que necesita para su negocio, actuando como su caja registradora y back office a la vez. Shopkeep ofrece gestión de inventario y contabilidad, pero también funciona como una herramienta de seguimiento del tiempo de los empleados, lo que permite a los empleados registrar directamente a través del sistema. Ofrecen incorporación y configuración personalizadas, así como atención al cliente 24/7/365.

3. Shopify

Shopify es un sistema de punto de venta totalmente online. Si solo tiene una presencia digital, Shopify no solo le permitirá tener un sistema POS en línea seguro y en funcionamiento, sino que también construirá toda su tienda en línea. Su software realiza un seguimiento de los datos de los clientes, permite a los usuarios crear perfiles de clientes e incluso ayuda con las redes sociales y el marketing por correo electrónico. Si aún no tiene presencia en la web, puede agilizar el proceso y construir todo su sitio web a través de Shopify.

4. RevelSystems

RevelSystems es un sistema híbrido que almacena sus datos en la nube, pero también utiliza una red local para sincronizar todos sus datos entre iPads. Esto tiene un gran beneficio para las áreas con un servicio de Internet irregular: puede continuar haciendo ventas incluso si su Wi-Fi se cae.

Viene con servicio al cliente 24/7, así como herramientas de gestión de clientes y gestión de empleados. El único inconveniente: Revel insiste en un contrato de tres años sin opciones de mes a mes.

5. VendHQ

VendHQ está diseñado específicamente para tiendas minoristas de ladrillo y mortero. Utilizan sistemas iPad y destacan por su variedad de integraciones que le permiten personalizar el software en función de las necesidades de su negocio. También tienen opciones de servicios especializados para negocios como tiendas de ropa, tiendas de artículos deportivos o incluso lavaderos de autos.

Preguntas Frecuentes

Hemos cubierto los sistemas POS, cómo funcionan y las recomendaciones para que los sistemas los usen. Vamos a algunas preguntas frecuentes.

1. ¿Los Sistema POS son capaces de procesar cupones o tarjetas de regalo?

Los buenos deberían poder hacerlo, absolutamente. Si ya tiene un sistema de cupones o un programa de lealtad existente, verifique con la compañía sobre la migración de esos cupones existentes y cómo pueden ayudarlo con ese proceso.

2. Estoy empezando una empresa. ¿Qué tan pronto necesito realmente un Sistema POS?

Si desea aceptar el pago de los clientes directamente y no solo facturarlos, querrá uno de inmediato. Para muchas empresas, es posible que solo necesite un sistema de comercio electrónico como Shopify o incluso PayPal para aceptar pagos de forma rápida y segura.

Sin embargo, si desea abrir una tienda minorista, su negocio necesita un sistema POS que pueda hacer más. Los buenos sistemas ayudarán con la gestión de inventario, la gestión de tarjetas de tiempo y el seguimiento de las ventas en tiempo real que ocurren en la tienda o en un sitio web.

3. ¿Qué pasa si quiero aceptar efectivo? ¿Estos sistemas en línea lo permiten?

Absolutamente. Casi todos estos sistemas tienen opciones para integrar un cajón de efectivo. (Shopify está totalmente en línea, por lo que no lo hacen). Solo pregunte al registrarse.

Escogiendo el Sistema POS correcto Para su negocio

Encontrar el sistema POS adecuado es un proceso que puede ser abrumador, pero armado con la información correcta, puede encontrar la solución perfecta para su pequeña empresa. Estas soluciones ayudarán a administrar su negocio de manera más fluida, realizar un seguimiento inteligente del inventario y ayudar a que su negocio prospere.