Aprenda a usar Timebox para sentirse más productivo

Si pudiera tener algún superpoder, es posible que se encuentre entre aquellos que desean poder administrar su tiempo de manera efectiva, lo cual es un superpoder en sí mismo. No hay duda de que administrar el tiempo entre el trabajo, lo personal, la familia y todo lo demás es una tarea monumental todos los días. La buena noticia es que existe una manera de sentirse más productivo de la que quizás no haya oído hablar. Continúe leyendo para aprender cómo hacer timebox para que pueda convertirse en su nuevo superpoder de productividad.

¿Qué es el timeboxing?

Un estudio reciente de más de 100 trucos de productividad descubrió que el timeboxing era el método más útil. Desarrollado en 1991 por el autor James Martin, el Timeboxing, a diferencia de una lista de tareas que está organizada por tareas, es algo más relacionado con la gestión del tiempo.

Básicamente, el timeboxing establece de manera proactiva un bloque de tiempo en el que trabajará en una tarea determinada. Piense en ello como un calendario y agregue tareas como lo haría con una reunión. Cuando haces una caja de tiempo, te colocas en una posición que te obliga a pensar en cuánto tiempo llevará completar una tarea determinada. Siga esto bloqueando esa cantidad de tiempo en su calendario. Tenga en cuenta que la mayoría de las recomendaciones sugieren que el timeboxing debe realizarse en sprints de 60 a 90 minutos.

Beneficios del Timeboxing

Existen múltiples beneficios para el timeboxing, pero es difícil enumerarlos todos. Comencemos con los beneficios más aceptados.

• El timeboxing lo obliga a comenzar a trabajar en tareas que de otro modo podría haber postergado. Tal vez sepa que es la tarea más difícil, por lo que la ha estado postergando. Si marca el tiempo de esa tarea, estará en condiciones de reservar la cantidad de tiempo adecuada para terminar sin interferir con el resto de su lista de tareas.
• Por supuesto, aumentar la productividad es uno de los mayores beneficios (y quizás el más importante) del timeboxing. Poner elementos en un calendario, ya sea compartido o personal, garantiza que no pueda ser interrumpido durante estos momentos. Esto es especialmente cierto para cualquiera que trabaje con calendarios compartidos entre un equipo pequeño o una organización grande.
• Establecer límites de tiempo para tareas específicas. Como se indicó anteriormente, el tiempo recomendado debe ser de alrededor de 60 a 90 minutos antes de tomar un breve descanso. Saber que pasará tanto tiempo en una tarea lo ayudará a organizar mejor su día para ser productivo en todo momento.
• Si bien esto no se aplica a todos, el timeboxing puede ayudarlo a comenzar con los proyectos más importantes a primera hora de la mañana, cuando la mayoría de las personas están más alerta. Si te sientes más productivo por la mañana, puede marcar un ritmo para todo el día.

Al final del día, el timeboxing debería ayudarte a evitar sentir que estás trabajando demasiado. Al mismo tiempo, en lugar de hacer lo suficiente para tachar elementos de su aparentemente extensa lista de tareas pendientes, está siendo significativamente más productivo.

Cómo dominar el timeboxing

Para que el timeboxing te ayude a sentirte más productivo, debes aprender a dominar algunos pasos.

1. Encontrar las tareas correctas es el primer paso para dominar el timeboxing. No todas las tareas requieren una cantidad determinada de tiempo para ser bloqueadas, pero es útil para la mayoría de ellas. Timeboxing también es útil para limitarte a una cierta cantidad de tiempo para que no pierdas horas innecesariamente.

2. Identificar sus objetivos es otro paso para dominar las habilidades de la caja de tiempo. Por ejemplo, supongamos que tiene un proyecto que hacer para el trabajo. Su objetivo a corto plazo puede ser diseñar una plantilla de cómo se desarrollará el proyecto: qué orden, qué pasos, etc. El objetivo a largo plazo es terminarlo y recibir crédito por su implementación exitosa. Tener metas claras asegurará que esté usando su tiempo sabiamente.

3. Reservar la cantidad adecuada de tiempo es el siguiente paso. Debe determinar cuánto tiempo le llevará lograr sus objetivos a corto y largo plazo. Si solo va a llevar unas pocas horas diseñar la plantilla o el esquema del proyecto, se puede bloquear más fácilmente en un calendario.

4. No solo se recomienda tomar descansos, es absolutamente necesario. No hay razón para que trabajes toda la mañana, un día o incluso una semana. Dado que la cantidad de tiempo recomendada para una tarea es de 60 a 90 minutos, tómate un descanso después de eso. No es necesario que sea por mucho tiempo, de 5 a 10 minutos serán suficientes. Lo importante es que tome los descansos y le permita a su mente y cuerpo la oportunidad de reenfocarse.

5. Mire los resultados de su timeboxing. ¿Pudiste terminar tus objetivos? En caso afirmativo, ¿lo hizo con tiempo de sobra? Si no, ¿cuánto tiempo extra se dedicó? Evalúe sus resultados después de cada cuadro de tiempo y determine si necesita más o menos tiempo en la siguiente ronda.

Para terminar

Ahora deberías sentirte bien preparado para el timeboxing. La oportunidad que brinda una caja de tiempo y lo mucho más productivo que te hará sentir bien vale la pena intentarlo. Ya sea que lo intente durante una semana o un mes, lo ayudará a sentirse más productivo sin importar qué. Si está buscando más consejos, siga leyendo para aprender consejos de administración del tiempo para administrar su día de manera efectiva.