La guía definitiva de Trello: pros, contras, costos y más
Los proyectos tienden a tener muchas partes móviles, plazos y responsabilidades de compañeros de equipo. Mantenerse organizado y tener un plan estratégico será la clave para alcanzar con éxito sus objetivos. Es por eso que hemos creado la guía definitiva de Trello: una solución de gestión de proyectos.
Considere esta su hoja de trucos de Trello. Discutiremos cómo funciona Trello, los pros y los contras, y cuánto cuesta. También le mostraremos cómo puede configurar su primer proyecto para que pueda incorporarse rápidamente y volver al trabajo.
¿Qué es Trello?
Trello es una herramienta de gestión de proyectos que le permite organizar tareas en una interfaz fácil de usar. Trello ayuda a las pequeñas empresas y a las personas a mantenerse al tanto de su trabajo para que puedan alcanzar con éxito sus objetivos.
Trello se puede dividir en tres categorías: tableros, listas y tarjetas.
- Un tablero es un lienzo en blanco donde los equipos pueden organizar un proyecto, reunión, proceso, etc.
- Las listas se utilizan para desglosar un proyecto, como una lista de tareas pendientes o tareas terminadas.
- Las tarjetas se utilizan para formar las listas y pueden ser tan detalladas como desee. Agregue notas, asignaciones de equipo, cargas, fechas de vencimiento, etc.
Trello utiliza una interfaz de tablero kanban. Un tablero kanban se asemeja a una colección de notas adhesivas que se mueven de columna en columna dependiendo del estado del proyecto. El marco kanban brinda a los equipos una transparencia completa y les ayuda a visualizar todo lo que está sucediendo relacionado con un proyecto.
El sistema de gestión de proyectos es una excelente herramienta de gestión de tareas y colaboración. Puede asignar tareas, establecer plazos, comunicarse con los miembros del equipo y mucho más.
Trello puede ser utilizado por equipos de todo tipo. Marketing, diseño, ventas y muchos más tipos de equipos utilizan Trello para mantenerse al tanto de las tareas y alcanzar los objetivos de su empresa. Las personas también pueden encontrar valor en Trello. Las tareas cotidianas como las listas de compras, las tareas domésticas o los horarios familiares semanales pueden ser manejadas fácilmente por Trello.
¿Cómo funciona Trello?
Como mencionamos, Trello se compone de tres componentes principales: tableros, listas y tarjetas. Utilizará estos tres elementos para organizar sus tareas, designar responsabilidades y establecer fechas de vencimiento.
Tableros de Trello
Los tableros son la vista principal que verá al usar Trello. Contendrán todo lo relacionado con su proyecto específico. Los tableros se dividirán en columnas y tendrán tarjetas para cada tarea que necesite completar.
Listas de Trello
Una lista dividirá el tablero en varias columnas de flujo de trabajo. Piense en una lista como diferentes pasos de su proyecto. Por ejemplo, puede crear una lista que conste de «tareas pendientes», «en proceso» y «completa».
Tarjetas de Trello
Las tarjetas son el componente más granular de su placa. Una tarjeta será una sola tarea que debe completarse. Dentro de cada tarjeta, puede crear descripciones de tareas, establecer fechas de vencimiento y organizar listas de verificación. También puede dejar comentarios y comunicarse con sus compañeros de equipo mientras trabaja en su proyecto.
Pros y contras de Trello
Trello tiene mucho que ofrecer, pero no debes saltar de cabeza sin conocer sus ventajas y caídas.
Pros
Trello le permite comenzar a usar su software de forma gratuita. Puedes tener tantos colaboradores como quieras y puedes crear proyectos de cualquier tamaño. También tiene una estructura de precios sencilla si desea actualizar y recibir aún más funciones. Discutiremos más detalles de precios a continuación.
Trello tiene una tonelada de flexibilidad. Puede personalizar sus tableros a lo que necesite. Si eso significa crear una hoja de ruta para lanzar un sitio web, adelante. O tal vez solo necesite un lugar para rastrear su lista semanal de tareas pendientes, eso también funciona.
La interfaz de Trello es fácil de usar y fácil de configurar rápidamente para que pueda comenzar a planificar proyectos. Puede mantenerse organizado y al tanto de las tareas para que nunca vuelva a perder una fecha límite. Trello se asegurará de ello enviando notificaciones cuando se acerquen las fechas de vencimiento.
Contras
Si bien Trello es bastante flexible y fácil de usar, puede que no sea la mejor opción para proyectos más grandes y complejos. Si bien la herramienta es muy versátil, faltan algunas funcionalidades.
Por ejemplo, las funcionalidades de búsqueda e informes son bastante limitadas con Trello. Si tiene un proyecto grande con muchas tareas, puede ser difícil rastrear lo que está buscando. También solo tiene acceso a la vista del tablero kanban. Otras plataformas, como Asana, te dan acceso a múltiples vistas de proyectos, como líneas de tiempo, rastreadores de progreso y galerías de archivos.
¿Cuánto cuesta Trello?
Trello tiene tres niveles diferentes puede elegir entre: Free, Business Class y Enterprise. Dependerá de usted decidir qué nivel tiene sentido para usted dependiendo de sus necesidades.
Antes de discutir la diferencia entre cada nivel, echemos un vistazo a cuánto cuesta cada uno:
- Gratis: $0 para tantos usuarios como desees
- Clase Business: $ 9.99 por mes / por usuario si se paga anualmente; $12.50 por month/por usuario si se paga mensualmente
- Empresa: Cotizaciones personalizadas que dependen del número de usuarios que tenga; por ejemplo, 20 usuarios costarían $ 17.50 por mes. El costo baja cuando tienes más de 250 usuarios.
El nivel gratuito le dará acceso a todas las funcionalidades básicas de la herramienta. Podrá crear tableros, asignar tareas y comenzar a trabajar en proyectos sin costo alguno. Sin embargo, tendrá algunas limitaciones.
Para obtener acceso a toda la gama de Trello, deberá actualizar a Business Class. La actualización proporcionará algunos «power-ups», o características adicionales de personalización, automatización y seguridad.
La versión Enterprise coincide con todas las características de Business Class, además de algunas características de seguridad adicionales y capacidades de automatización para grandes organizaciones. Este nivel está hecho para grandes organizaciones con muchos empleados.
La mejor parte de Trello es que puede organizarse de la manera que mejor se adapte a su equipo remoto. Disponible en para Web, Android, iOS, Mac y Windows, también hay extensiones de navegador para Chrome, Firefox, Safari, etc. Lo mejor de todo es que hasta 10 tableros son gratuitos para su equipo. Tendrá que pagar una tarifa anual para tableros ilimitados, soporte prioritario y hasta 250 MB por archivo adjunto.
Es hora de comenzar a configurar su cuenta de Trello después de decidir qué suscripción es la mejor para su empresa.
La guía definitiva para configurar Trello
Configurar su cuenta de Trello es sencillo y no lleva mucho tiempo. Después de registrarte, tendrás que revisar y crear tableros, listas, tarjetas y equipos. Aquí hay una guía paso a paso que puede seguir.
1. Registrarse en Trello
El primer paso de la incorporación es registrarse en Trello. Registrarse toma solo cuestión de segundos. Dirígete a la Página de registro de Trello e ingrese su correo electrónico y nombre y luego toque el botón «Crear su cuenta». A continuación, puede iniciar sesión y elegir en qué nivel desea registrarse.
2. Crear un tablero
Hay varias formas de crear su primer tablero. La primera forma es tocar el signo más en la esquina superior derecha y seleccionar «Crear tablero». La otra forma es tocar el cuadro gris que dice «Crear nuevo tablero» en el centro de la pantalla.
Asigne un nombre a su tablero y luego decida si desea comenzar con una pizarra limpia o elegir entre una de las muchas plantillas de tablero Trello preconstruidas. Puedes mirar a través de todos las Plantillas de Trello en este enlace para que te hagas una idea.
3. Crear listas
Sus listas serán las columnas que se extienden por todos los ámbitos. Toque la opción gris «agregar otra lista» ubicada en el lado izquierdo de su tablero y proporcione los nombres de sus listas.
Esto se puede personalizar para lo que su proyecto requiera. Una opción común es un conjunto simple de listas de tareas pendientes, tareas y tareas.
4. Invita a tus compañeros de equipo
Una vez que haya creado su tablero y listas, puede invitar a sus compañeros de equipo a unirse. Toca el botón de invitación en la parte superior de la página.
Puede optar por enviar manualmente un enlace a los compañeros de equipo o simplemente escribir sus direcciones de correo electrónico en el cuadro. Las invitaciones se enviarán automáticamente a todos en su lista, como gerentes de proyectos, asistentes virtuales o estrategas de marketing.
Será útil agregar usuarios de Trello antes de crear todas sus tareas. De esa manera, puede asignar tareas a ciertas personas a medida que configura todo.
5. Añade tarjetas a tu lista
Es hora de entrar en los detalles esenciales. Para crear una nueva tarjeta, toque la opción «Agregar una tarjeta» debajo de los encabezados de su lista y luego asigne un nombre a su tarjeta.
Después de eso, puede tocar la tarjeta y editar la descripción de cada tarea. Puede cambiar las etiquetas de las tarjetas, asignar compañeros de equipo y establecer fechas de vencimiento. También puede crear listas de verificación que sirvan como subtareas para cada tarjeta.
6. Realiza un seguimiento de tu progreso
Tienes tu tablero organizado con tus listas y tarjetas, ahora es el momento de empezar a trabajar. A medida que su equipo avanza en el proyecto, pueden usar las tarjetas para comunicarse entre sí y realizar un seguimiento del progreso de la tarea utilizando las listas de verificación.
También pueden arrastrar y soltar tarjetas entre columnas dependiendo del estado de la tarea. Y así, tienes un lugar todo en uno para que tu equipo se mantenga organizado y se asegure de que nada se escape por las grietas.
Preguntas Frecuentes
¿Todavía tienes algunas preguntas? Aquí hay algunas preguntas comunes que la gente tiene con respecto a Trello.
1. ¿Trello se integra con otras aplicaciones?
Trello tiene muchas integraciones de aplicaciones para que pueda sincronizar las herramientas de su empresa. Con las integraciones de aplicaciones, Trello se vuelve mucho más potente y útil para su empresa. Algunas integraciones populares incluyen Google Drive, Zapier y Evernote.
2. ¿Trello tiene una app móvil?
Puede usar Trello en su computadora portátil o dispositivo móvil. Toda la información se sincronizará para que pueda acceder a Trello desde donde quiera en cualquier momento del día. Puede descargar la aplicación en Google Play o en la Tienda de aplicaciones para iOS.
3. ¿Puedo usar Trello para mi vida personal?
Trello es una herramienta eficaz que puede utilizar para organizar su vida. Puede usarlo para mucho más que esfuerzos comerciales. Por ejemplo, puede usarlo para cosas como la planificación semanal de comidas, la planificación de eventos o una simple lista de tareas diarias. También puede usarlo como una herramienta de gestión del tiempo o productividad.
Planificación de proyectos para todos
No hay duda de que la naturaleza flexible de Trello garantiza que se pueda configurar y organizar de un millón de formas diferentes. Estos seis consejos de Trello son una excelente manera de comenzar a configurar un equipo remoto. Por su propia naturaleza, Trello nunca tuvo la intención de tener una estructura rígida, así que siéntase libre de doblarlo, torcerlo y sacudirlo para que se ajuste a las necesidades de su equipo. Pero si todavía no se siente bien, consulte las mejores aplicaciones de planificación para organizar su trabajo y su vida.
Esperamos que esta guía definitiva de Trello le haya mostrado cómo optimizar sus procesos de gestión de proyectos y organizar su equipo en poco tiempo. Ya sea que seas un profesional independiente, blogger, propietario de un negocio en línea o padre ocupado, Trello tiene algo para todos.
Dirígete a Trello y crea una cuenta gratuita. Juegue con la herramienta por un tiempo y vea si tiene sentido usarla para su negocio. Si quieres comparar las características y el diseño de Trello con otra plataforma popular de gestión de proyectos, consulta nuestra guía definitiva de Asana.
